Cách viết email để ngay cả những người bận rộn nhất vẫn sẽ trả lời bạn

Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu một cuộc hội thoại với người bạn ngưỡng mộ - dù họ cùng ngành với bạn hay hoạt động trong một lĩnh vực thú vị nào đó – là qua một email xã giao.

Trong một tập của chương trình “Một tuần làm việc 4 giờ”, Tim Ferriss và Evan Goldberg, cộng sự đầy sáng tạo của Seth Rogen, người đứng sau những bản hit như “Superbad” và “Pineapple Express” đã nói với Ferriss rằng anh dần nhận ra tầm quan trọng của việc có thể tự tin tiếp cận những người mà bạn ngưỡng mộ.

email

Goldberg thừa nhận rằng mình ở vị thế khá thuận lợi để có được những mối liên hệ hữu ích trong công việc, giúp anh gây dựng nên một sự nghiệp hết sức thành công. Anh cũng đề cập tới việc làm thế nào có thể tiếp cận với một người làm việc tại Funny hoặc Die khi gặp họ trên đường phố và có một cuộc nói chuyện vừa lòng cả hai.

“Đôi lúc mọi người bỏ thế phòng thủ và nói những điều không nên nói,” Goldberg nói, nửa đùa nửa thật.

Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu một cuộc hội thoại với người bạn ngưỡng mộ - dù họ cùng ngành với bạn hay hoạt động trong một lĩnh vực thú vị nào đó – là qua một email xã giao.

Chúng tôi đã tập hợp những kinh nghiệm từ Ferriss, nhà sáng lập Influencers, chuyên gia hành vi học Jon Levy và tác giả về tài chính hành vi Ramit Sethi về cách viết email để ngay cả những người bận rộn nhất cũng sẽ dành thời gian trả lời.

Xác định rõ người mà bạn muốn tiếp cận

Đặt mục tiêu cao nhưng cần thực tế.

Trong một cuộc phỏng vấn podcast năm 2014 với Sethi, Ferriss đề xuất chọn ai đó nổi tiếng nhưng hiện tại đã rời xa ánh đèn sân khấu, bởi đơn giản là hộp thư của họ - hoặc của trợ lý của họ - sẽ có khả năng ít bị quá tải hơn.

Chẳng hạn như, nếu bạn là một vận động viên bơi lội tiềm năng đang tìm kiếm lời khuyên, bạn sẽ không thể nào nói chuyện được Michael Phelps, nhưng bạn vẫn có thể tiếp cận được với những nhà vô địch Olympic khác ít nổi tiếng hơn.

Lôi cuốn họ bằng dòng tiêu đề

Nếu bạn được giới thiệu bởi người quen của người nhận thư, hãy đưa tên của người đó vào tiêu đề. Levy thích dòng tiêu đề giống một “câu hỏi nhanh”. Nó sẽ cho người đọc biết một cách nhanh chóng rằng họ có muốn trả lời email này hay không khi vừa mở ra.

Soạn một tin nhắn thật rõ ràng và đúng trọng tâm

Sethi nói rằng format tốt nhất để viết email là giới thiệu bản thân, nói một chủ đề thông thường và sau đó đặt ra một câu hỏi. Nên viết một vài dòng hay một đoạn ngắn phụ thuộc vào việc người nhận là ai.

Chắc chắn là bạn hy vọng người nhận đọc toàn bộ tin nhắn của mình và trả lời lại đầy đủ, tuy nhiên nhớ rằng việc đó có thể khiến họ tốn 30 giây trên chiếc smart phone. Khi Levy gửi mail tới một người nổi tiếng, anh giản lược nội dung email xuống còn 1 dòng và cắt hết mọi lời lẽ thừa thãi.

Khi gửi thư tới một giám đốc, người đưa ra các quyết định dựa vào thông tin sẵn có, anh giới hạn email của mình từ 3 tới 5 dòng và thêm vào các đường link để họ có thể kích vào nếu muốn tìm hiểu thêm về anh hay tổ chức của anh.

Theo Sethi và Ferriss, điều quan trọng nhất cần nhớ đó là coi trọng mối liên hệ giữa bạn và người nhận thư. Đừng tỏ ra không bằng lòng nếu như họ quá bận rộn đến nỗi không thể trả lời bạn, và hãy cảm kích ngay cả khi câu trả lời của họ chỉ là một vài từ.

Tỏ ra lịch sự và đừng biến mình giống như một người bán hàng

“Tôi không bao giờ cố để thuyết phục họ về bất cứ điều gì trong tin nhắn của mình”, Levy nói. “Không phải như là”, “Ồ, tôi nghĩ sẽ rất tốt nếu làm điều này bởi a, b, c”.

Thay vào đó, là “Đây là cách mà tôi làm... tôi nghĩ rằng việc anh đang làm thật thú vị và tôi muốn ngồi cùng anh thảo luận thêm về những dự định đó.”

Sethi cũng chia sẻ rằng sẽ thật khó xử nếu như bạn bắt đầu một cuộc hội thoại như là một giao dịch, trong đó bạn sẽ giúp người nhận thư nếu như họ giúp bạn.

Tuy nhiên, hãy chắc rằng bạn đã đưa ra bước tiếp theo một cách rõ ràng trong email, như là sắp xếp một cuộc gọi hay một buổi hẹn café, để người nhận có thể phản hồi lại bạn.

Theo sát

Nếu bạn may mắn tiếp cận được với đối tượng, bạn cần liên hệ thường xuyên với họ một cách tự nhiên.

Điều đó thể hiện bạn đề cao thời gian họ bỏ ra để trả lời bạn. Tuy nhiên, đừng follow up một buổi café bằng danh sách 7 câu hỏi tiếp theo hay bắt đầu thói quen quấy rầy họ bởi những email vô nghĩa bởi nó giống như là bạn đang rất cần phải giữ liên lạc với họ.

Theo Sethi, các kỹ năng tạo dựng mối quan hệ là điểm khác biệt quan trọng giữa người bình thường và những người thành công, và rằng 100 đô la tốt nhất mà bạn tiêu trong cả năm sẽ là một buổi hẹn café với người có thể giúp bạn thăng tiến trong công việc.

Bích Hằng

Theo NDH