6 cách để viết một bộ hồ sơ chào hàng thuyết phục

altBạn đang cần phải viết một bộ hồ sơ chào hàng thật ấn tượng. Có lẽ bạn là người có trách nhiệm phải thuyết phục một vị khách hàng đang rất hài lòng hoặc, ngược lại, có thể là phải thuyết phục một nhóm người nào đó, hay bất cứ cái gì nằm giữa hai thái cực này.

 

Cũng có lẽ là ai đó đột nhiên yêu cầu bạn phải đưa ra một bản kế hoạch chào hàng (Request for proposal – RFP - hồ sơ mời thầu). Hay là bạn được mời trả lời cho một bản RFP. Hay bạn cũng có thể phải chọn phương pháp khó khăn nhất - một buổi nói chuyện trao đổi với một khách hàng tiềm năng về những gì mà vị khách hàng tiềm năng này cần.

 

Dù bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải tìm ra những cách để viết ra một bản kế hoạch chào hàng sao cho bản thân bạn và công ty tạo được sự khác biệt và vượt trội hơn so với đối thủ. Chỉ ra được những cách để bạn có thể tạo ra những kết quả cao hơn. Và chắc chắn là phải không gây ảnh hưởng gì cho bản than về sau.

 

Dưới đây là 6 cách được sử dụng nhiều nhất nhằm giúp bạn tăng cơ hội để tạo sự khác biệt và dành được món hợp đồng kỳ vọng đồng thời có thể giảm thiểu những mạo hiểm.

 

1. Hãy sẵn sàng đáp lại.


Nếu bản kế hoạch của bạn là để phản hồi cho một RFP thì bạn đã có được một công thức. Hãy thực hiện từng bước như công thức đó hướng dẫn một cách chính xác.

 

Ít nhất thì hãy cẩn thận với những gì bạn muốn thêm thắt vào đó. Hãy nhớ là bạn có thể được cộng điểm nhờ vào cách bạn sáng tạo dựa trên công thức có sẵn – và cách bạn lắng nghe thế nào.

 

Điểm rắc rối là các bản RFP thường yêu cầu bạn phải thể hiện sự sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề, và quan điểm của mình. Và bản thân bạn cũng muốn bản thân mình nổi bật so với đám đông còn lại. Mánh lới ở đây là bạn phải tìm ra một con đường trung gian, một cách để vừa thỏa mãn các yêu cầu của RFP vừa cho thấy là bán cầu não phải của bạn vẫn đang làm việc rất tốt.

 

Không có RFP nào? Điều đó có nghĩa là nhiều không gian để thể hiện hơn khi bạn không bị hạn chế bởi khuôn khổ của RFP.

 

Nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với nhiều trách nhiệm cần hoàn thành hơn. Bạn không phải chỉ đi theo một con đường, bạn còn phải giúp tạo ra nó.

 

Nếu bạn đang làm việc trong những ngành nghề đặc biệt, bạn cần phải nắm rõ về các nhu cầu của khách hàng, về những vấn đề mà khách hàng muốn đề cập đến, về mối quan hệ trong quá khứ với các người bán khác, và nhiều vấn đề khác; nếu không làm được như thế, bạn chỉ đang đoán mò thôi.

 

Để nắm rõ các yêu cầu đó cần làm 3 việc.

 

Đầu tiên, hãy tìm hiểu. Nghiên cứu về ngành và công việc kinh doanh của khách hàng. Chỉ có sự khôn ngoan và khéo léo không thôi sẽ không giúp bạn đạt được những kết quả thực sự.


Thứ hai, hãy đặt câu hỏi, và biết lắng nghe. Nếu bạn tìm hiểu kỹ lưỡng và hỏi đúng những câu cần hỏi, chính khách hàng của bạn sẽ là người viết ra bản kế hoạch chào hàng.


Cuối cùng, hãy cẩn trọng. (Đọc mục số 4 để hiểu rõ hơn về nguy cơ đưa ra quá nhiều).


2. Hãy dùng từ dễ hiểu.


Không phải tất cả RFP đều giống nhau. Nhưng dù là các hồ sơ chào hàng của các dịch vụ phát triển Web hay các công trình kỹ sư mang tính kỹ thuật cũng nên dễ đọc và thu hút. Điều đó càng cần thiết khi các kỹ sư và những người không phải là kỹ sư đều có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng, và điều này rất thường xảy ra.

 

Cho nên, hãy viết giống như bạn đang nói. Tránh các biệt ngữ trừ khi nó cần thiết để trả lời các yêu cầu trong RFP (và kể cả như vậy, hãy dùng từ đó ít thôi). Hãy kết nối với người đọc của mình như là bạn đang đứng đối mặt với họ vậy.

 

Hãy thư giãn.

 

Hãy cẩn thận với từ ngữ. Hãy tự hỏi bản thân, Tại sao tôi lại viết cái này? Ai là người sẽ đọc nó? Và các câu hỏi khác.

Sau khi đã hoàn thành, hãy kiểm tra lại từng từ, từng câu, và từng đoạn. Bạn phải kiểm tra sự cần thiết của các từ đó, và vị trí của nó đã phù hợp với kết cấu trang viết chưa.

 

Nói cách khác, bạn cần bám sát vào đề tài của mình.

 

3. Hãy dùng tất cả khả năng của mình


Phải luôn tỏ ra bạn sẵn sàng trả lời. Dùng đúng từ ngữ sẽ giúp cho hồ sơ chào hàng của bạn được tiếp nhận dễ dàng hơn và được nhớ tới.

 

Tuy nhiên, người đọc của bạn sẽ dùng cả hai bán cầu não để suy xét. Họ sẽ lắng nghe theo các đề xuất mang tinh lý tính lẫn cảm tính.

 

Cho nên, hãy kiểm tra xem bản hồ sơ chào hàng của bạn trôngcảm thấy như thế nào.

 

  • Tìm kiếm một chuyên gia đồ họa để họ thiết kế biểu mẫu cho bạn. Hãy yêu cầu họ thiết kế ra một cái gì đó giống như từ một tạp chí hơn là giống một bản tóm tắt luật. Nếu bạn tự thực hiện hồ sơ chào hàng, hãy tìm cái gì đó phù hợp với khả năng về phần mềm, phần cứng, và nhân sự của bản thân công ty.
  • Hãy dùng các hình ảnh giúp thể hiện câu nói của mình. Các nghiên cứu đã cho biết là một hình ảnh hấp dẫn là thứ mà mắt tìm đến đầu tiên trên một trang giấy. Điểm cộng dành cho các hình ảnh có sự xuất hiện của con người.
  • Hãy dùng các hộp hội thoại. Đây là một trong các yếu tố thu hút sự chú ý khác. Những chuyên gia sử dụng mail trực tiếp rất thấu hiểu mánh khóe này.
  • Hãy dùng trang lót bìa khôn ngoan. Đây là vị trí đắt tiền nhất trong các vị trí quảng cáo của một tờ tạp chí. Hãy đặt một hình ảnh nào đó vào cùng với lời chú thích, thêm vào đó là một lời chứng nhận chất lượng hay một hộp hội thoại.

Hãy thực hiện theo các hướng dẫn này, và bạn đã tạo được một sự khác biệt khá lớn so với các đối thủ khác rồi đấy.

 

4. Đừng đưa ra quá nhiều.


Quả thật là cảm giác muốn nói về khách hàng nhiều hơn và về bản thân ít hơn là rất cám dỗ. Nhưng từ khóa là “hãy cẩn thận”.

 

Điển hình, bạn có thể cho rằng đặt logo của khách hàng lên trang bìa của hồ sơ chào hàng là một hành động khôn ngoan. Nhưng điều đó cũng rất dễ gây phản ứng ngược trừ khi bạn sử dụng cùng tiêu chuẩn đồ họa cao như khách hàng của bạn dùng.

 

Nếu bạn không có hình ảnh logo của khách hàng với độ phân giải lớn cùng một bản chính sách sử dụng hình ảnh của công ty đó thì hãy dùng những cách khác để thể hiện sự quan tâm của mình. Không có gì là tệ hơn việc để cho một khách hàng tiềm năng nhìn vào trang bìa hồ sơ chào hàng của bạn và phải thốt lên: “Họ đã làm gì với logo của chúng ta thế này?”.

 

Hãy cẩn thận với việc đưa ra quá nhiều. Khi quá sốt sắng trong việc mời chào khách hàng, bạn có thể sẽ đưa ra một ý tưởng hay một thiết kế, hay một giải pháp mà khách hàng cần. Vấn đề là, các ý tưởng, thiết kế, và giải pháp đó có thể cuối cùng sẽ được thực hiện tại một công ty nào khác.

 

5. Mua hàng thông minh.


Bạn có thể chọn việc mua một phần mềm viết hồ sơ tuyệt diệu nào đó đang được bán. Khi được lựa chọn khôn ngoan, phần mềm hỗ trợ viết hồ sơ chào hàng quả thật là một công cụ tuyệt vời, với các biểu mẫu dễ điều chỉnh theo ý thích khách hàng có thể giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian quí giá phải ngồi chỉnh sửa hồ sơ.

 

Nhưng nó cũng không phải là một giải pháp phù hợp với tất cả mọi người. Một nghiên cứu nhỏ trước khi mua có thể giúp bạn tìm được phần mềm tốt nhất thỏa mãn các điều kiện của mình, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí về sau.

Hãy dành thời gian để định ra các nhu cầu của mình và tìm các gói phần mềm có các tính năng phù hợp:

 

  • Có nhiều người cùng góp sức vào việc thực hiện hồ sơ hay không? Trong trường hợp đó, một ứng dụng dựa trên nền tảng Web cho phép nhiều người truy cập sẽ rất hữu ích.
  • Bạn cũng sẽ muốn những tính năng hỗ trợ việc hợp tác để các thành viên trong nhóm có thể cùng làm việc với nhau hoàn thành bộ hồ sơ. Nếu bạn là người duy nhất thực hiện bộ hồ sơ này, một ứng dụng ít phức tạp hơn là đủ thỏa mãn nhu cầu của bạn rồi.

Ngoài ra cũng cần xem xét các điểm sau:

  • Giá cả: đừng để tiền bạc là yếu tố quyết định duy nhất. Với giá trung bình từ 29$ tới hơn 100$, xác định ngân sách của mình sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc định hướng được phần mềm nào thích hợp.
  • Bản dùng thử. Rất nhiều doanh nghiệp tặng kèm các bản dùng thử cùng với hồ sơ chào hàng. Mặc dù không thể đầy đủ bằng bản chính thức, các bản dùng thử cũng phần nào giúp bạn xác định được là nó đã là phần mềm phù hợp nhất với mình chưa mà không cần phải chi ra quá nhiều tiền.
  • Sự bảo đảm. Bất cứ một doanh nghiệp phần mềm nào cũng sẽ đưa ra một sự bảo đảm về chất lượng nhất định, ví dụ như, sự bảo đảm hoàn tiền lại. Nếu bạn tìm hiểu trước khi mua, bạn chắc sẽ không cần đến sự bảo đảm này, nhưng có bảo đảm thì vẫn thấy an toàn hơn.

Nhưng kể cả phần mềm kỹ thuật xuất sắc nhất cũng không thể thỏa mãn tất cả các khoảng trống cho bạn được. Nó còn cần việc thực hiện đúng các phần còn lại.

 

6. Ghi nhớ ngữ cảnh.


Hồ sơ chào hàng thường chỉ là các cột mốc. Nó giúp bạn bước vào trò chơi và có lẽ, bám sát với cuộc chơi.

Chiến thắng còn bao gồm việc ghi bàn trong nhiều điều kiện – giá cả, sự phù hợp, lòng tin và một số những yếu tố vô hình và hữu hình khác. Một hồ sơ chào hàng được viết ra sẽ giúp cân bằng cuộc chơi (một chút) và giúp đẩy sự so sánh lên giữa các đối thủ với nhau.

Một bộ hồ sơ chào hàng hoàn hảo sẽ giúp bạn rất nhiều, đặc biệt là khi bạn nói rằng bạn luôn hướng tới những kết quả tốt nhất trong mọi việc bạn làm. Nếu thực tế những gì bạn đưa ra không tương ứng với những gì bạn đã nói thì bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

 

Nói cách khác, bất cứ thứ gì chưa đạt được tới tầm nổi bật sẽ là thất bại. Nó đã thất bại trong việc giúp bạn vượt lên các đối thủ khác. Nó thất bại trong việc thể hiện tính ưu việt của bạn. Nó thất bại trong việc đem đến cho bạn một lợi thế khi mà bạn không biết rõ những người khác đang giở trò gì.
Theo Vietnam Branding