7 bước "cách mạng hóa" dịch vụ khách hàng

 

Có rất nhiều thứ để nói và viết về chăm sóc khách hàng, về dịch vụ khách hàng và việc làm thế nào để khách hàng cảm thấy hài lòng nhất. Tuy nhiên, tất cả điều này có ý nghĩa gì? 7 bước dưới đây sẽ giúp bạn có thể “cách mạng hoá” dịch vụ khách hàng của công ty mình.

Bước 1

Bạn hãy đặt câu hỏi cho bản thân: “Việc mua sản phẩm, dịch vụ và giao dịch với công ty của mình dễ dàng đến mức độ nào đối với khách hàng?”. Rất nhiều công ty thậm chí không có những yếu tố cơ bản trong dịch vụ khách hàng như trả lời điện thoại qua loa hay thậm chí không trả lời, các nhân viên bán hàng không được đào tạo đúng cách hoặc tỏ thái độ không quan tâm đến các khách hàng, các nhân viên cũng như hệ thống quản lý trong công ty không tạo điều kiện để khách hàng có được những gì họ mong muốn… Chúng ta đặt cho những thiếu sót này một tên gọi chung là “Các chuyên gia ngăn cản hoạt động bán hàng”. Chúng có thể ẩn nấp đâu đó trong khắp công ty. Bạn hãy tìm hiểu xem chúng có tồn tại không, nằm ở đâu, là ai hay là gì trong công ty của bạn.

Bước 2

Hãy loại bỏ “Những chuyên gia ngăn cản hoạt động bán hàng” ngay lập tức. Ở nhiều công ty, nhân viên lễ tân là ứng cử viên số 1 để … cho nghỉ việc. Nhưng bạn tuyệt đối không nên sa thải nhân viên lễ tân! Họ là người trực tiếp giao dịch với khách hàng thường xuyên nhất, có ảnh hưởng quan trọng đến thành công và thất bại của công việc bán hàng. Thay vào đó, bạn hãy điều tra và tìm ra điều gì ngăn cản các khách hàng của bạn có được những thứ mà họ mong muốn. Hãy trò chuyện với những nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đâu là nguyên nhân tạo ra “Những chuyên gia ngăn cản hoạt động bán hàng” trong công ty của bạn? Bạn cũng hãy tự soi gương. Đã từng bao giờ bạn từ chối một cuộc điện thoại bằng câu: “Nói với họ rằng tôi không có mặt ở đây?” chưa?.

Bước 3

Bạn đón nhận phản hồi từ phía các khách hàng với thái độ chân thành. Bạn hãy hỏi họ: “Điều gì khiến chúng tôi không được lòng quý vị?”, “Chúng tôi phải cải thiện như thế nào?”, “Điều gì khiến quý vị bực tức và cảm thấy khó chịu về công ty chúng tôi”, “Chúng tôi có thể đáp ứng mong đợi của quý vị như thế nào?”…Bạn hãy gửi email cho họ, điện thoại cho họ, và ghé thăm họ nếu có thể. Sẽ rất hữu ích một khi bạn biết được khách hàng thực sự nghĩ về bạn như thế nào.

Bước 4

Cố gắng hành động theo những phản hồi từ phía khách hàng là việc không dễ, nhưng nên làm! Bên cạnh đó, những lời biện hộ hay giải thích là không cần thiết vào thời điểm này.

Bước 5

Bạn hãy đề ra những cách thức có thể khiến khách hàng cảm thấy hài lòng. Không phải là những câu đại loại như “Chúc bạn một ngày tốt lành” hay “Chúng tôi rất nhớ bạn”, mà hãy khiến khách hàng ngạc nhiên và vui vẻ với chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp sau đó. Một trong những cách thức khiến khách hàng cảm thấy hài lòng là những tiếp xúc cá nhân, điều này có thể xảy ra một cách ngẫu nhiên và chắc chắn rằng khách hàng sẽ có được cảm giác tốt đẹp về công ty bạn. Nếu chưa làm thì bạn hãy nghĩ về những ghi chú kiểu như “Cảm ơn đơn đặt hàng của quý vị”, hay tấm bảng “Chào mừng quý khách hàng” tại khu vực lễ tân, gửi tới khách hàng những tài liệu giới thiệu với chủ đề mà họ quan tâm, dự đoán trước những nhu cầu của khách hàng và giúp họ giải quyết các vấn đề khó khăn.

Bước 6

Bạn nên thưởng công cho các nhân viên hay bộ phận tích cực trong việc đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Hãy động viên để các nhân viên của bạn đi thêm những dặm đường dài hơi này, tạo điều kiện cho họ đưa ra những ý tưởng làm hài lòng khách hàng hay tạo dựng thành công các “cổ động viên cuồng nhiệt” cho công ty bạn. Phần thưởng cho việc làm hài lòng một khách hàng trong công ty của bạn là gì? Đâu là hậu quả nếu nhân viên khiến một khách hàng cảm thấy phật ý?
Và cuối cùng là,

Bước 7

Từ một địa điểm nào đó bên ngoài, bạn hãy nhấc máy điện thoại và gọi đến công ty để xin gặp chính bản thân bạn! Điều này sẽ đem lại cho bạn những cảm nhận chính xác hơn về thực tế dịch vụ khách hàng của công ty, cho dù đôi lúc nó có thể làm bạn “dựng tóc gáy”. Bạn hãy đặt mình trên cương vị một khách hàng, đích thân xếp hàng để mua sản phẩm, dịch vụ, ghé thăm trang web của công ty bạn, ngồi trên chiếc ghế chờ ở phòng khách công ty, đối diện với nhân viên tiếp tân và lắng nghe các nhân viên công ty trả lời điện thoại. Qua đây, bạn có thể nhanh chóng nhận ra những khu vực cần phải được cải thiện.
Việc mưu cầu sự hài lòng của khách hàng là một quy trình liên tục và không có điểm dừng. Sau khi kết thúc bước 7, bạn hãy quay trở lại bước 1 và bắt đầu một quy trình mới!

Theo vnmedia