12 mẹo sử dụng lịch để hỗ trợ công việc nhà quản lý

Thiết kế lịch của mình không phải lúc nào cũng đơn giản như điền vào các cuộc hẹn của bạn và đảm bảo không có sự trùng lặp. 

Pin It

Việc sử dụng một số mẹo và thủ thuật nhất định để giữ cho lịch hoạt động trơn tru cũng rất hữu ích, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng kết hợp nhiều khía cạnh trong cuộc sống của mình vào một lịch và bạn biết rằng sẽ có thể xuất hiện một số yếu tố bất ngờ trong quá trình đó.

Quản lý lịch là một hình thức nghệ thuật - và tự bản thân nó gần như là một công việc. Nó đòi hỏi sự quan tâm và điều chỉnh liên tục. Nếu không, bạn có thể kết thúc với những công việc nặng nhọc và không có thời gian để tập trung vào các dự án và sự kiện thực sự có giá trị.

Đó là lí do xuất hiện bài hướng dẫn này. Để giúp bạn tạo lịch của mình một cách hiệu quả, chúng tôi sẽ đi sâu vào 12 mẹo để tận dụng tối đa lịch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của bạn.

01. Không sử dụng chung một độ dài cuộc họp cho tất cả

Khi lập kế hoạch cho các cuộc họp của bạn, bạn có thể tùy ý sắp xếp chúng trong 30 phút hoặc một giờ. Nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn bỏ chút công lập lịch trình của bạn chính xác hơn. Nếu bạn dành dù chỉ vài phút để cân nhắc chính xác thời gian diễn ra cuộc họp, bạn có thể tiết kiệm thời gian quan trọng vào ngày hẹn.

Ví dụ: nếu bạn thường lên lịch một cuộc họp qua điện thoại trong 30 phút, nhưng bạn biết mình có thể hoàn thành nhiệm vụ trong 15 phút, hãy đặt nó trong 15 phút. Sau đó, bản thân và đối tác cuộc họp của bạn hãy cố gắng thực hiện theo đó. Bạn có thể sử dụng thêm 15 phút đó để cập nhật email, sắp xếp các ghi chú từ cuộc họp hoặc thậm chí ăn nhanh. Trên tất cả, thời gian của bạn là quý giá. Mỗi phút đều có giá trị.

02. Sử dụng nền tảng thiết lập cuộc họp

Lên lịch cho những cuộc họp đó cũng giúp bạn mất thời gian trong một ngày bận rộn. Nếu bạn là người luôn đặt các cuộc hẹn mới với khách hàng hoặc đồng nghiệp, hãy cân nhắc sử dụng nền tảng thiết lập cuộc họp tự động như Calendly .

Với một trong những công cụ này, bạn có thể đặt tính khả dụng của mình và chỉ cần gửi liên kết qua email tới các đối tác cuộc họp của bạn. Họ có thể nhấp vào liên kết, xem qua các khoảng thời gian mở của bạn và chọn cái phù hợp nhất với họ. Và bùm. Bạn có một cuộc họp đã sẵn sàng để bắt đầu, mà không cần phải qua lại.

03. Hãy thử kỹ thuật Pomodoro

Sự trì hoãn là bệnh dịch gây khó khăn cho tất cả chúng ta. Nhưng kỹ thuật Pomodoro có thể giúp ích. Được phát minh vào những năm 90 bởi doanh nhân Francesco Cirillo, phương pháp năng suất này rất hữu ích để chia nhỏ các nhiệm vụ lớn hoặc hoàn thành một loạt nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn.

Kỹ thuật này quy định rằng bạn làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ giải lao ngắn (thường là năm phút), và cứ thế. Bạn nên hoàn thành bốn trong số các chu kỳ này và sau đó nghỉ dài hơn. Kết quả, một cách lý tưởng là bạn trở nên cực kỳ tập trung trong suốt 25 phút chạy nước rút đó, tự thưởng cho mình những khoảng nghỉ ngắn và cuối cùng, hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Ví dụ, nhà văn tự do Kat Boogaard đã thử kỹ thuật này và thấy nó cực kỳ hữu ích.

Cô viết cho The Muse : “Lúc đầu, làm việc với số lượng nhỏ như vậy cảm thấy không tự nhiên . “Sau một thời gian, kỹ thuật bắt đầu thực sự kết dính với tôi. Tôi đã tập trung và cực kỳ hiệu quả trong suốt thời gian làm việc của mình, vì tôi mong muốn được hoàn thành nhiều nhất có thể trong khoảng thời gian 25 phút đó… Là một người đa nhiệm khét tiếng, tôi nhận thấy rằng tôi đã hoàn toàn tập trung vào một dự án duy nhất đang có."

Tất cả những gì bạn cần là một bộ đếm thời gian để sử dụng kỹ thuật Pomodoro, nhưng bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Marinara Timer và Focus Time Activity Tracker .

04. Đặt khoảng trống cho giai đoạn chuyển tiếp

Khi thực hiện quản lý lịch của mình, bạn có thể thấy mình sắp xếp các nhiệm vụ và cuộc họp trở lại với nhau. Bạn có thể cảm thấy như bạn đang đóng gói nhiều thứ trong ngày nhất có thể. Nhưng bạn cần tránh sự thôi thúc thực hiện điều này. Bạn sẽ cảm ơn chính mình nếu bạn tạo ra khoảng trống trong lịch trình của mình khi chuyển tiếp giữa các cuộc hẹn và dự án.

Các cam kết bất ngờ bật lên, các email khẩn cấp cần được trả lời, con chó cần được đưa đi dạo, hoặc bạn chỉ cần nghỉ ngơi trong phút chốc. Đây là tất cả những lý do để xếp lịch một số khoảng trống cho chính bạn. Nếu không, bạn có thể chạy chậm lại và kết thúc ngày của mình muộn hơn nhiều so với mong đợi.

05. Sử dụng Doodle để lập lịch trình

Rất có thể, bạn đã mất thời gian theo một chuỗi email hoặc tin nhắn văn bản với một số người, tất cả đều đang cố gắng điều phối lịch trình của họ và tìm thời gian cho một cuộc họp hoặc hoạt động. Nếu vậy, bạn biết đó là sự lãng phí thời gian rất lớn.

Doodle.

Công cụ quản lý lịch tiện dụng này cho phép bạn chọn một loạt các ngày và gửi chúng cho một nhóm người. Sau đó, mỗi người tham gia có thể kiểm tra ngày họ có sẵn. Sau khi mọi người điền vào Doodle, tất cả những gì bạn phải làm là xem ngày nào đã được đánh dấu bởi tất cả. Bạn biết đó là một trong những ngày để chọn.

06. Lên lịch thời gian cho việc lập kế hoạch

Nó có vẻ ngớ ngẩn, nhưng đúng, bạn sẽ cần phải lên kế hoạch để lập kế hoạch. Bản thân nó là một nhiệm vụ, và dành thời gian để thực hiện nó một cách nghiêm túc có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và khỏi đau đầu về lâu dài.

Nếu bạn sử dụng lịch hàng tuần, hãy dành thời gian vào đầu hoặc cuối mỗi tuần để ngồi xuống và tìm hiểu chi tiết về lịch trình của bạn. Để trống ở những khu vực không chắc chắn, và thậm chí có thể lên lịch vào đầu những ngày không làm việc đó để điều chỉnh lại lịch trình của bạn khi cần thiết.

07. Chọn một ứng dụng lịch

Quản lý lịch rất khó và bạn không cần phải làm điều đó một mình. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Lịch Google , Trello , Fantastical và CloudCal để sắp xếp, theo dõi và tự động hóa một số công việc của mình.

08. Khởi chạy lời nhắc

Nếu bạn đang sử dụng một công cụ lập lịch như Lịch Google, bạn có thể đặt lời nhắc để tạo cho bạn một cú huých kỹ thuật số khi bạn cần hoàn thành một công việc, chẳng hạn như đặt chỗ tại một nhà hàng.

Chỉ cần nhấp vào một vùng trống giống như bạn đang tạo một sự kiện mới, nhưng thay vào đó hãy chọn “Lời nhắc”. Sau đó, bạn sẽ nhận được thông báo tại thời điểm bạn đã chọn và bạn có thể đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành sau khi hoàn thành.

Tính năng này không chỉ giúp bạn ghi nhớ những tác vụ nhỏ này; nó cũng giúp không để những việc đó làm tắc nghẽn danh mục việc cần làm của bạn.

09. Thêm các múi giờ khác

Một thủ thuật kỹ thuật số tuyệt vời khác là thêm các múi giờ khác nhau vào nền tảng lịch của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc với đồng nghiệp và khách hàng trên khắp thế giới — 3: 00 giờ chiều thời gian của họ có thể là 1 giờ sáng thời gian của bạn.

Bạn cũng có thể thay đổi múi giờ của một lịch nhất định, chẳng hạn như lịch công việc hoặc lịch gia đình, chẳng hạn như nếu bạn đang đi công tác nước ngoài và gia đình của bạn ở quê nhà.

10. In lịch của bạn

Bản in vẫn chưa hoàn toàn lỗi thời. Trên thực tế, nhiều người đặt lịch thích lịch giấy hơn lịch kỹ thuật số. Họ có thể cầm chúng trên tay, đánh dấu chúng tùy ý và có những lời nhắc nhở hữu hình để hoàn thành công việc. 

In lịch hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm của bạn trên Canva với các mẫu như Lịch ảnh không bão hòa . Sử dụng nguyên trạng hoặc hoán đổi những hình ảnh có ý nghĩa nhất đối với bạn. Bởi vì lịch không chỉ có công việc và không có trò chơi. Chúng cũng đẹp để nhìn vào.

11. Tích hợp với CMS hoặc nền tảng trò chuyện của bạn

Lịch không nhất thiết phải đứng một mình. Bạn có thể kết nối chúng với các nền tảng khác như ứng dụng trò chuyện hoặc hệ thống quản lý nội dung (CMS).

Giả sử bạn là một nhà tiếp thị luôn giữ một chiến lược tiếp thị nội dung chủ động . Tích hợp lịch của bạn với CMS hoặc ứng dụng lên lịch trên mạng xã hội có thể là một cứu cánh. Nó đảm bảo rằng bạn không đặt hai lần các nhiệm vụ nội dung của mình với các cuộc họp và cam kết khác. Và nó giúp bạn theo dõi hoạt động nội dung của mình.

12. Kiểm tra lịch trước đây của bạn

Cuối cùng, tài nguyên quản lý lịch tốt nhất mà bạn có thể học hỏi là chính bạn. Bạn biết rõ nhất những gì bạn cần để lập kế hoạch cho một ngày, tuần hoặc tháng thành công. Và bạn có sức mạnh để học hỏi từ những thành công và sai lầm của mình - và tối ưu hóa trong tương lai.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải kiểm tra lịch trước đây của bạn theo định kỳ, chẳng hạn như mỗi tháng hoặc mỗi quý. Như Jory MacKay của công cụ RescueTime gợi ý, bạn có thể tiến hành kiểm tra hàng tháng bằng bốn bước đơn giản:

  • Viết ra những ưu tiên lớn nhất của bạn trong tháng qua. Bạn sẽ hoàn thành điều gì một cách lý tưởng với thời gian của mình?
  • Kiểm tra lịch tháng trước của bạn. Viết ra các hoạt động bạn thực sự đã tham gia. (Để chuẩn bị cho cuộc kiểm tra này và ghi lại thời gian của bạn, bạn nên sử dụng một công cụ như RescueTime hoặc sử dụng của Benjamin Franklin như đã nêu trong Intelligent Change.)
  • Sắp xếp các hoạt động đó vào các danh mục ưu tiên của bạn. Bạn đã thực sự dành bao nhiêu phần trăm thời gian để hướng tới những ưu tiên đó? Bạn cũng có thể gộp các hoạt động vào các danh mục như “rất quan trọng”, “ít quan trọng hơn” và “vô giá trị” như Productivity501 đề xuất.
  • Đặt mục tiêu và chỉ tiêu mới cho tháng tới. Bạn muốn dành bao nhiêu thời gian để làm việc theo từng ưu tiên? Bạn có thể cắt bỏ những hoạt động lãng phí thời gian nào?

Với việc hướng dẫn bạn kiểm tra này, bạn sẽ được trang bị tốt hơn nhiều để quản lý lịch của mình.

Marketing Chiến Lược 
(theo Canva)

Pin It