Công nghệ trong quản lý và phát triển hệ phống phân phối

Nhu cầu quản lý chính xác hơn, nhanh chóng hơn, rộng hơn mà lại đòi hỏi chi tiết hơn với dữ liệu kinh doanh hàng trăm nhà phân phối, hàng ngàn nhân viên, hàng trăm ngàn điểm bán phục vụ toàn chuỗi giá trị kinh doanh, đang được các tiến bộ vượt bậc của ứng dụng IT đáp ứng.

Kỳ 1: Doanh nghiệp nhỏ cũng ứng dụng được?

Cơn mưa tháng 7 bỗng nặng hạt, mịt mù giăng mắc khắp khu vực chợ Bình Long... "Quân, tướng"sales khệ nệ hàng mẫu, dù áo mưa trùm kín, nhưng vẫn ướt như chuột lột, đứng lúp xúp dưới mái hiên dãy phố quanh chợ, nước đã ngập lên tới ngang bắp chân, Thịnh - nhân viên bán hàng ngán ngẫm khi nghĩ đoạn tiếp tục đi hết tuyến rồi quay về nhà phân phối gần 20 cây số dưới mưa. Nhưng quan trọng hơn là mưa hoài thế này thì khó lòng đạt chỉ tiêu, mà không đạt thì không những không có tiền thưởng phụ thêm đồng lương nhỏ bé, mà còn phải hứng chịu sự "mắng mỏ" từ cấp trên. 

Làm sales cho các công ty hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) thì ai cũng biết, khi "số" không về đúng cam kết thì phải nghe mãi điệp khúc "sales đâu có chịu đi bán hàng, họ chỉ bán "sỉ" hết làm sao đạt chỉ tiên!". Nên, lực lượng bán hàng và cấp quản lý đều cần có hệ thống thông tin hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

kênh phân phối

Cái cần là dữ liệu kinh doanh thứ cấp

Tuy nhiên, hệ thống thông tin kinh doanh của doanh nghiệp vừa và nhỏ (MSE) hiện nay thường chưa kiện toàn trường dữ liệu kinh doanh thứ cấp (secondary sales data) - là dữ liệu kinh doanh từ nhà phân phối đến điểm bán, mà đây lại chính là kênh thông tin thể hiện sự biến động hằng ngày - hằng giờ của thị trường đối với các đối tác đầu ra, thậm chí đến người dùng.

Trường dữ liệu kinh doanh thứ cấp là hệ thống thông tin quản trị đáp ứng sáu nhiệm vụ chính yếu.

  • Một là kênh thông tin trực tuyến (online) của doanh nghiệp đối với sales force bao gồm: nhà phân phối - điểm bán - lực lượng bán hàng về giá cả, chương trình xúc tiến (POSm, POP, display, số liệu kinh doanh, một cách nhanh chóng nhất.
  • Hai là hệ thống giám sát thực thi đáng tin cậy đối với lực lượng bán hàng như số lượt viếng thăm điểm bán, tỷ lệ bán hàng thành công, phát triểm danh sách điểm bán, phát triển tỷ lệ phục vụ điểm bán, chỉ tiêu thực hiện chương trình tiếp thị tại điểm bán. 
  • Ba là dữ liệu điểm bán bao gồm doanh số - sản lượng, doanh số chương trình khuyến mãi.
  • Bốn là tình hình hàng hóa trưng bày quầy kệ của các cửa hàng/siêu thị trọng điểm về chuẩn hình thức, độ bao phủ, giá cả, chương trình có đối sánh với nhãn hiệu cạnh tranh.
  • Năm là theo dõi online tình hình tồn kho, nhập - xuất hàng hóa tại nhà phân phối, kiểm soát định mức tồn kho, thậm chỉ hỗ trợ nhà phân phối một số ứng dụng quản trị kinh doanh khác. 
  • Sáu là quy hoạch và phát triển hệ thông điểm bán trong dài hạn chi tiết đến cấp vùng địa lý nhỏ (thị tứ - thị trấn).

Thực tế hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin – thường gọi “CRM/DMS” – thực hiện chức năng quản lý thị trường (secondary sales) nêu trên đã được một số công ty lớn áp dụng và hoàn thiện liên tục từ hơn mười năm. Nhưng với đa phần doanh nghiệp SME thì xây dựng hệ thống hữu ích này vẫn còn nhiều trở ngại.

Những lợi thế

Gặp nhau tại chợ Đông Triều (Quảng Ninh), T.B, người bạn trẻ đồng nghiệp hiện đang là giám đốc phát triển kinh doanh khu vực Đông Bắc của một tập đoàn hàng đầu về thực phẩm chế biến, cười toe khoe chiếc iPad: “Bây giờ bọn em khoẻ lắm, em ở đây nhưng thấy ngay tất cả lính em đang làm gì, ở đâu”, anh bạn mở màn hình iPad với những điểm sáng biểu thị mỗi nhân viên bán hàng đang “bị” định vị trên “Google map”. Giao diện các format quản lý điểm bán, nhà phân phối, hệ thống báo cáo, thông tin hoạt động marketing theo “Google atworks” cũng thân thiện, hình hoá khác xa với giao diện đơn sắc nhấp nháy những con số, bảng biểu khô khan như trước đây.

Hệ thống CRM/DMS hiện nay tại các doanh nghiệp lớn đã được tích hợp các ứng dụng mới với CRM/DMS tích hợp với hệ thống “cloud” kết hợp định vị toàn cầu (GPS), bản đồ phân phối (MCP) đã cung cấp thông tin online tất cả hoạt động bán hàng đến từng nhân viên bán hàng, từng khu vực, từng cửa hàng, thậm chí phản ánh biến động kệ hàng của cửa hàng trọng điểm (key shop).

Lợi ích thiết thực là vậy nhưng cấp quản lý doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc ba câu hỏi. Một là đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp có đủ khả năng quản lý khai thác hệ thống IT đồ sộ đến gần hàng trăm ngàn điểm bán với hàng ngàn nhân viên? Hai là kinh phí đầu tư cho hệ thống sẽ rất cao? Ba là đối tác bao gồm nhà phân phối/đại lý điểm bán liệu có chịu cộng tác xây dựng hệ thống thống nhất không?

Sẽ rất khó để có câu trả lời chung cho tất cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những tiến bộ vượt bậc trong gần mười năm nay của công nghệ IT và ứng dụng internet, kinh phí đầu tư xây dựng hệ thống CRM/DMS đã giảm nhiều so với 5 – 6 năm trước đây. Đội ngũ bán hàng – nhà phân phối – điểm bán nhìn chung là “thích ứng” với hệ thống tương đối nhanh (bình quân khoảng 2 – 3 tháng). Với hàng loạt ứng dụng giúp tối ưu hoá hệ thống phân phối như hiển thị tức khắc và tin cậy các yêu cầu cập nhật về nhân sự, hồ sơ, thông tin của cấp quản lý; tối đa hoá năng lực đội ngũ bán hàng nhờ hiểu sâu sắc – đầy đủ khách hàng và quan hệ hợp tác; giám sát thực hiện các hoạt động marketing trên các kênh marketing, chiến dịch)... thì hệ thống CRM/DMS hiện nay thực sự là vũ khí cạnh tranh của doanh nghiệp đúng theo phương châm “biết ta, biết địch – trăm trận, trăm thắng”.

Vậy, nên chăng doanh nghiệp SME cùng với các công ty IT chuyên xây dựng hệ thống CRM/DMS cũng cần suy tính việc áp dụng cách thích hợp nhất hệ thống này?

Nguyễn Nguyên

Theo TGTT