Chiến thuật thu hồi khoản thanh toán chậm từ KH

Nếu bạn có một, hoặc thậm chí là ba hay rất nhiều khách hàng không chịu thanh toán các khoản nợ, vậy hãy thử áp dụng quy trình bảy bước sau để lấy lại tiền của bạn.

Bạn đang có những khách hàng không bao giờ chịu trả tiền đúng hẹn? Vậy thì bạn không phải là người duy nhất rơi vào tình cảnh này, vì theo nghiên cứu của Hiệp hội doanh nghiệp độc lập quốc gia (National Federation of Independent Business – NFIB), có đến 64% các chủ doanh nghiệp nhỏ có những hóa đơn chưa thanh toán lên đến 60 ngày.

Nhiều khả năng là vấn đề không phải do bạn lập hóa đơn cho khách hàng không đúng cách (tuy nhiên bạn vẫn nên xem lại bước này để đề phòng). Vậy bạn có thể làm gì? Hãy thử làm theo các mẹo sau để có thể đòi được các món nợ.

thu hồi nợ

1. Hãy chuẩn bị tinh thần
Điều quan trọng là bạn phải luôn kiên định với các khoản nợ, bởi vì các khách hàng chậm trả tiền sẽ đưa ra đủ loại lý do để trì hoãn. Bạn cần tỏ ra thân thiện nhưng vẫn phải chuyên nghiệp, và cứng rắn. Nếu bạn không thể tiếp cận quy trình thu hồi nợ với một lối suy nghĩ như vậy thì khách hàng sẽ lấn át bạn. Nếu bạn không phải là một nhà thương thuyết giỏi, hãy giao nhiệm vụ này cho một người có đủ khả năng.

2. Theo dõi
Đã có quá nhiều doanh nhân để mặc cho các khách hàng thanh toán chậm, do họ không muốn đối đầu với khách hàng hoặc xúc phạm họ hay vì họ quá bận rộn để theo dõi các khoản phải thu. Bước đầu tiên: Sử dụng phần mềm kế toán để xem lại tất cả các khoản nợ ít nhất một tuần một lần. Sau đó, phát triển một hệ thống theo dõi các khoản thanh toán theo chu kỳ ba ngày, một tuần, 15 ngày, 30 ngày, và 45 ngày – và duy trì hệ thống đó.

3. Bắt đầu bằng việc gửi thư nhắc nhở
Gửi thư là cách lịch sự để nhắc nhở khách hàng thanh toán nếu họ chẳng may quên mất. (Thực ra đây là một cách tốt để gửi lời nhắc nhở vài ngày trước khi đến hạn thanh toán.) Hãy thảo một mẫu đơn chuẩn mà bạn có thể dùng cho mọi trường hợp, bởi vì đây là mẫu đơn nên khách hàng sẽ không cảm thấy bị xúc phạm. Hãy chắc rằng bạn kết thúc thư bằng việc yêu cầu khách hàng liên hệ với bạn để bàn bạc về khoản thanh toán – điều này sẽ đưa ra một lối thoát nếu họ đang gặp phải vấn đề.

4. Tiếp theo, hãy gọi điện thoại
Nếu thời hạn 30 ngày trôi qua mà bạn chưa nhận được phản hồi hay khoản thanh toán từ khách hàng, thì đã đến lúc bạn phải nhấc điện thoại lên và gọi. Các cuộc gọi thường khó bị từ chối hơn so với thư từ, và trong nhiều trường hợp, nói chuyện với bạn sẽ khiến khách hàng hoảng loạn mà vô tình lộ ra lý do thực sự của việc thanh toán chậm trễ.

5. Đừng đe dọa khách hàng hay tức giận
Tại thời điểm này, mục đích của bạn đơn giản chỉ là tìm ra vấn đề và làm sao để đòi được nợ. Hãy đánh giá mức độ giá trị của khách hàng, khả năng hồi phục sau khó khăn, và số tiền nợ bạn mong có thể được bồi hoàn. Dưới đây là những lựa chọn phổ biến nhất:

Lý tưởng nhất là bạn muốn nhận lại hết số tiền khách hàng đã nợ. Việc đề nghị khách hàng thực hiện một kế hoạch trả góp thường là lựa chọn tốt nhất để đạt được điều đó. Một người không thể thanh toán $10,000 một lần sẽ có khả năng thanh toán $500 hàng tháng trong vòng 20 tháng. Dựa trên thỏa thuận ban đầu với khách hàng, bạn cũng có thể áp dụng tính lãi hoặc phí trả chậm – nhưng nếu việc trả hết nợ cho bạn là điều khó khăn đối với khách hàng thì bạn chỉ nên nhận đúng số tiền nợ.
Thanh toán một phần cũng là một sự lựa chọn. Với ví dụ trên, nếu bạn không đủ khả năng duy trì dòng tiền với kế hoạch trả góp, bạn có thể đề nghị nhận mức tiền $6,000 thay vì $10,000. Với cách này, bạn thu hồi nợ nhanh hơn để tránh mất chi phí dài hạn do khoản nợ này gây ra.
6. Sử dụng luật pháp
Nếu bạn đã sử dụng năm bước trên mà khách hàng của bạn vẫn không suy chuyển, thì đã đến lúc bạn cần nhờ đến luật pháp. Hãy để luật sư của bạn viết thư yêu cầu – thư xác nhận bằng văn bản đe dọa sử dụng các hành động pháp lý nếu khoản nợ không được thanh toán. Những khách hàng không bị hoảng sợ bởi các lá thư và các cuộc gọi từ doanh nghiệp thường cảm thấy bị đe dọa bởi thư yêu cầu và nhanh chóng thanh toán.

7. Cân nhắc việc đưa khách hàng ra tòa hoặc thuê công ty thu nợ
Luật sư của bạn còn có thể khuyên bạn làm như vậy sẽ có giá trị không, làm thế nào để bạn có khả năng được trả tiền và những chi phí luật sư. Nếu bạn không muốn đưa ra tòa, bạn có thể thuê một cơ quan thu nợ. Thông thường bạn sẽ phải trả cho cơ quan này một khoản bằng tỷ lệ phần trăm của số tiền họ thu hồi cho bạn; đôi khi, họ sẽ mua các khoản nợ của bạn và tự xử lý việc thu nợ. Trong cả hai trường hợp, bạn có khả năng chỉ nhận được một phần nhỏ trong tổng số tiền. Bạn cần cân nhắc các kết quả, bao gồm cả sự ác ý của khách hàng đối với cơ quan thu nợ hay chi phí luật sư trước khi bạn chọn một trong các lựa chọn này.

Bất kể đối với trường hợp thanh toán chậm nào, hãy sử dụng nó như một kinh nghiệm và xây dựng các biện pháp bảo vệ tín dụng và hóa đơn của bạn để ngăn chặn các khoản thanh toán trễ trong tương lai.

Theo Tin tức TC&CK

Không ghi tác giả