Các con số và chỉ báo cơ bản chủ DN cần nắm vững

Sở trường của bạn có thể không phải là kế toán hay quản lý tài chính, nhưng nếu muốn công ty phát triển thịnh vượng, bạn cần phải giám sát và xem xét các con số quan trọng liên quan đến việc kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ thường không có một nền tảng vững vàng về tài chính, kế toán, mà họ chỉ dựa vào một vài con số quan trọng để giúp công ty của mình tồn tại và phát triển mạnh. Họ muốn tạo ra một sản phẩm tuyệt vời hoặc cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc, hơn là phải xem xét hay phân tích các báo cáo tài chính của công ty.

Tuy nhiên trong khi công ty của bạn còn chưa đủ năng lực để có thể thuê một giám đốc tài chính chuyên trách, thì việc tự mày mò các con số liên quan tới việc kinh doanh của doanh nghiệp là một điều mà dù không muốn bạn cũng vẫn phải đối mặt khi sở hữu một doanh nghiệp.

number

CÁC KIẾN ​​THỨC CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Bạn đã biết các con số cực kỳ quan trọng liên quan đến doanh nghiệp của bạn? Bạn có biết được các con số và nguyên tắc kế toán nào là quan trọng nhất đối với sự ổn định của doanh nghiệp hay không? Dưới đây là một số thuật ngữ cần thiết mà bạn cần phải hiểu trước khi chúng ta đi sâu vào những con số quan trọng mà bạn nên chú ý tới:

Bảng cân đối kế toán (Balance sheet): là một bản tóm tắt về tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, còn được coi như là một bản báo cáo về sức khỏe tài chính doanh nghiệp.

Báo cáo kết quả kinh doanh (Income statement): là một báo cáo tóm tắt doanh thu, hoặc tổng thu nhập của doanh nghiệp, trừ đi giá vốn hàng bán để xác định tổng lợi nhuận. Nó còn được gọi là báo cáo lãi lỗ hay P&L (Profit and Loss Statement)

Vốn chủ sở hữu (Equity): Tiền hoặc tài sản được chủ doanh nghiệp và/hoặc các cổ đông đầu tư và giữ lại .

Nợ (Debt): Bất kỳ các khoản vay nào của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian, thường là tiền lãi vay.

Khoản phải thu (Accounts receivable): Số tiền công ty cho nợ từ việc bán các sản phẩm, dịch vụ.

Khoản phải trả (Accounts payable): Số tiền doanh nghiệp nợ người bán và các nhà cung cấp.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, còn gọi là báo cáo dòng tiền (Cash flow statements): Một báo cáo tóm tắt lượng tiền mặt ra và vào doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này được xác định bằng cách phân tích các hoạt động kinh doanh, hoạt động tài trợ và hoạt động đầu tư để tính toán lượng tiền mặt hiện tại và dự đoán số tiền trong tương lai. Một trong những cách ưa thích của tôi để lập một bản báo cáo lưu chuyển tiền mặt là sử dụng “quick ratio” (chỉ số thanh toán nhanh) hay “acid test” (kiểm tra acid), được tính bằng cách lấy tiền mặt và các khoản phải thu chia cho các khoản phải trả (hoặc nợ ngắn hạn). Một tỷ lệ bằng 2:1 hoặc cao hơn thường cho thấy bạn đang sử dụng các quy trình quản lý dòng tiền hiệu quả.

TẠI SAO VIỆC HIỂU CÁC CON SỐ LẠI CỰC KỲ QUAN TRỌNG?

Là người sở hữu một công ty nhỏ, bạn có thể sẽ phải làm đủ thứ việc về kế toán, quản lý tài chính, dự toán ngân sách và dự báo, ít nhất là ở thời điểm hiện tại. Khi bạn phải làm tất cả những nhiệm vụ đó, bạn sẽ phải cực kỳ quen thuộc với những "điểm mù" có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của doanh nghiệp bạn.

Mỗi ngành có một điểm yếu về tài chính mà nếu như không được quản lý và giám sát cẩn thận, có thể làm sẽ tê liệt hoạt động công ty của bạn. Ví dụ, trong kinh doanh nhà hàng, nó có thể là giá thực phẩm và chi phí trả cho lao động tính theo phần trăm doanh thu. Trong ngành công nghiệp bán lẻ, nó có thể là chi phí thuê mặt bằng hoặc giá tiền cho mỗi mét vuông đất. Trong ngành dịch vụ tư vấn, nó có thể là doanh thu từ mỗi chuyên gia. Trong lĩnh vực sản xuất, nó có thể là vòng quay hàng tồn kho hoặc tỷ lệ phần trăm của hàng hóa lỗi bị trả lại.

Bất kể doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, bạn đều cần phải biết các con số thiết yếu về doanh nghiệp, sau đó xây dựng một bảng báo cáo quản trị để giám sát chúng một cách cẩn thận và so sánh chúng với các chỉ số quan trọng của ngành. Ví dụ, nếu chi phí thực phẩm chiếm 41% doanh thu của nhà hàng bạn và con số trung bình đối với các nhà hàng cùng loại và cùng quy mô trong ngành là 28%, thì đó chính là báo động đỏ rằng có một điều gì đó rất không ổn đang xảy ra với doanh nghiệp bạn. Bảng báo cáo quản trị hoặc thẻ điểm cân bằng (balanced scorecard) của bạn sẽ cung cấp các đèn cảnh báo màu vàng hoặc thậm chí màu đỏ để báo động cho bạn biết khi nào thì cần hành động tích cực để khắc phục hậu quả.

Vì có liên quan đến các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp nhỏ, báo cáo lãi lỗ nói cho bạn biết câu chuyện quan trọng nhất của công ty, đó là doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào. Đây là nơi mà kết quả của những nỗ lực và thành công của công ty bạn thường xuyên được thể hiện ra. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ không tập trung nhiều tới như vậy vào bảng cân đối kế toán và những điều nó nói.

Nhưng đó là một sai lầm lớn, bạn cần phải nhận thức một cách tường tận về các chi tiết của bảng cân đối kế toán và sự liên quan của nó đến khả năng kinh doanh của bạn, để thực hiện kế hoạch kinh doanh và tăng trưởng. Các nhân tố có ảnh hưởng trong phương trình này bao gồm các khoản mục trong chu kỳ lưu chuyển tiền mặt, chẳng hạn như đầu tư vào hàng tồn kho, các khoản phải thu và các tài sản khác, được bù lại bởi lượng các khoản trên danh mục phải trả. Bạn cũng nên hiểu được xem để thu về mỗi đồng tiền nhờ bán hàng thì cần phải đầu tư bao nhiêu đồng vào vốn lưu động bổ sung.

Thực tế là, tất cả các công ty nhỏ chắc chắn không thể tránh khỏi việc gặp phải vấn đề tài chính hoặc dòng tiền – đó không phải là một giả thiết “liệu có xảy ra hay không”, mà là câu hỏi “khi nào thì xảy ra”. Sử dụng các hệ thống và quy trình kinh doanh chính xác sẽ giúp cho tình hình công ty của bạn có thể được nhìn nhận một cách dễ dàng hơn và bạn có thể sở hữu các thông tin có sẵn để trợ giúp cho việc đưa ra quyết định khi có một vấn đề hết sức quan trọng xảy ra. Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp thường sẽ ảnh hưởng đến các loại dữ liệu mà bạn cần, nhưng một quá trình và một hệ thống phân tích thông tin hợp lý là cần thiết ngay cả đối với một doanh nghiệp nhỏ và ít phức tạp hơn.

Có một câu nói xưa: "Chúng ta quản những thứ chúng ta có thể đo.". Ngay cả chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ cũng cần phải hành động "như một giám đốc tài chính" khi cần tạo lập các báo cáo tài chính nội bộ và các bảng báo cáo quản trị. Hãy tạo cho mình thói quen lập các bản báo cáo, sau đó tự mình xem xét kết quả và đánh giá lại một lần nữa với ban điều hành hoặc ban cố vấn, và các lãnh đạo chủ chốt, đến một mức độ mà bạn cảm thấy có thể thoải mái chia sẻ các thông tin đó. Hãy cân nhắc việc thiết lập một mối quan hệ với một huấn luyện viên, người cố vấn hay tư vấn với người mà bạn có thể thảo luận về các số liệu trọng yếu của bạn một cách thẳng thắn và bảo mật.

CÁC CHỈ BÁO QUAN TRỌNG VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH

Mỗi doanh nghiệp đều có một loạt các chỉ báo tình hình kinh doanh chính (Key Performance Indicators – KPIs). Một chỉ báo tình hình kinh doanh là một công cụ đo lường hiệu quả hoạt động mà bạn có thể nhìn vào hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc trên cơ sở từng dự án hoặc từng phòng ban để giúp bạn đo lường và dự đoán sức khỏe và hiệu quả của việc vận hành doanh nghiệp. Việc sử dụng hiệu quả và giải thích các chỉ báo tình hình kinh doanh có thể giúp bạn làm một số nhiệm vụ quản lý tài chính rất quan trọng sau đây:

  • Định nghĩa và đo lường mức độ tiến triển mà công ty bạn đang thực hiện để hướng tới mục tiêu.
  • Đưa ra các quyết định như dự toán ngân sách và phân bổ nguồn lực
  • Tránh bị choáng váng, ngạc nhiên bởi kết quả hoạt động yếu kém của công ty
  • Phát hiện ra những sự gian lận, lãng phí và hoạt động kém hiệu quả nghiêm trọng
  • Tạo cho bạn sự yên lòng để có thể ngon giấc vào ban đêm và để đối mặt với những người cho vay hoặc nhà đầu tư của bạn một cách tự tin.

Hãy nhớ rằng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, một ngày nào đó bạn có thể sẽ cần phải huy động vốn thông qua vốn chủ sở hữu hay nợ phải trả, và các nguồn cung cấp vốn đó sẽ muốn xem các báo cáo này của doanh nghiệp và kiểm soát chúng một cách rất chi tiết. Bạn có khả năng lập (và hiểu) các báo cáo này càng sớm, thì nền tảng tăng trưởng của doanh nghiệp càng được đảm bảo.

Dưới đây là một số các chỉ báo tình hình kinh doanh phổ biến nhất mà các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi sức khỏe tài chính của doanh nghiệp:

Doanh số bán hàng (Sales). Số liệu doanh số bán hàng chính xác là chỉ báo đầu tiên của xu hướng kinh doanh. Cho dù đang tăng, đang giảm hay không đổi, chúng vẫn cung cấp một dấu hiệu rõ ràng về chiều hướng phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng phải được xem xét đánh giá kết hợp với kết quả lãi ròng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ quá tập trung vào những số liệu ở phía trên của bảng KQKD và sai lầm khi cho rằng doanh số bán hàng vẫn phát triển mặc dù biên lợi nhuận giảm.

Dự báo dòng tiền (Cash flow forecasts). Bạn nên tính toán dòng tiền dự kiến hàng tuần hoặc hàng tháng; càng thường xuyên càng tốt, đặc biệt là trong giai đoạn phát triển đột biến. Việc tính toán sẽ được tiến hành như sau: tiền trong ngân hàng, cộng với số tiền dự kiến thu vào trong bốn tuần tới, trừ đi số tiền dự kiến chi ra trong bốn tuần tới. Con số này sẽ tiết lộ bất cứ sự thiếu hụt tiền mặt nào trong vòng bốn tuần và khả năng chi trả các hóa đơn của bạn vào cuối tháng này.

Kỳ thu tiền bình quân (Debtor days outstanding). Đây là số ngày trung bình mà khách hàng thanh toán tiền hóa đơn của bạn. Chỉ số này được tính như sau:

Khoản phải thu/Doanh thu x 365

Chỉ số này nếu giảm thì là một dấu hiệu tích cực, còn nếu tăng thì là cả một vấn đề vì nó sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng bạn không thoát được các khoản nợ hiện tại

Kỳ trả tiền bình quân (Creditor days outstanding). Đây là số ngày trung bình mà bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp của mình. Công thức tính chỉ số này là:

Khoản phải trả/Giá vốn hàng bán x 365

Chỉ số này cần được giám sát cùng với kỳ thu tiền bình quân, và trong trường hợp lý tưởng nhất, bạn sẽ muốn có kỳ trả tiền bình quân của mình bằng hoặc cao hơn kỳ thu tiền bình quân. Nếu ngược lại, bạn sẽ cần phải cải thiện việc thu tiền từ khách hàng của mình, giảm bớt các điều khoản cho khách nợ tiền hàng hoặc thương lượng điều khoản thanh toán có lợi hơn với các nhà cung cấp, để tránh các vấn đề về dòng tiền. Đây là một trong những cú vấp có thể làm tê liệt một công ty nhỏ.

Số ngày tồn kho bình quân (Inventory days/ stock turnover). Đây là số ngày trung bình mà hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc mua về được giữ ở trong kho trước khi được bán ra. Công thức tính chỉ số này:

Bình quân hàng tồn kho/Giá vốn hàng bán x 365

Chỉ số này càng thấp thì càng tốt cho dòng tiền của doanh nghiệp, nó cho phép bạn phát triển doanh nghiệp và mở rộng nguồn khách hàng mà không cần gây sức ép mạnh mẽ lên các nguồn lực của mình. Những món hàng tồn kho “bám bụi” chỉ tiêu tốn chi phí chứ không đem lại lợi nhuận gì, có lẽ đã trở nên cũ và lỗi thời hoặc đã được đặt vượt quá nhu cầu của thị trường. Bạn cần phải theo dõi một cách cẩn thận xem món hàng nào đang được bán ra và món hàng nào vẫn còn nằm im trong kho, và quan trọng nhất là phải hiểu được lý do tại sao. Hãy tiếp cận với khách hàng của bạn và gặp đội ngũ bán hàng thường xuyên để phân tích và thảo luận về bất kỳ hàng tồn kho đó nào đang bị mắc kẹt trong kho của doanh nghiệp.

Hệ số biên lợi nhuận gộp tính theo phần trăm doanh thu (Gross profit margin as a percentage of sales). Hệ số này cho biết tỷ lệ giữa giá mà khách hàng trả cho doanh nghiệp so với giá mà doanh nghiệp trả cho các nhà cung cấp. Sự tăng hệ số này nhìn chung là một tín hiệu rất tốt, nhưng một con số không đổi hoặc giảm là một sự cảnh báo rằng đang tồn tại những sai sót trong mô hình kinh doanh của bạn, hoặc các chi phí là quá cao hay giá bán quá thấp.

Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo phần trăm doanh thu (Profit before income tax as a percentage of sales). Trường hợp lý tưởng nhất là chỉ số này tăng, mặc dù việc đi ngang cũng có thể chấp nhận được trong một khoảng thời gian. Mặt khác, một sự giảm đi trong chỉ số này có thể là một dấu hiệu cảnh báo về những tổn thất tiềm tàng trong tương lại.

Một khi bạn lựa chọn được từ 3 đến 5 chỉ số quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, hãy bắt đầu xem xét và suy nghĩ kỹ càng về chúng hàng ngày, cũng giống như việc bạn uống cà phê mỗi sáng hay tuân theo chế độ thực phẩm chức năng hàng ngày vậy. Những con số này cần được chia sẻ với những người khác cũng phải quản lý chúng trong công ty, tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp và phong cách lãnh đạo của bạn, và đó sẽ là cơ sở cho những cuộc hội ý hàng ngày, cùng tư duy để nghĩ ra giải pháp và lập kế hoạch chiến lược dài hạn. Những con số này cũng tạo nên một cơ sở để trao thưởng cho các cấp nhân viên đã giúp bạn thúc đẩy sự tăng trưởng kinh doanh và đạt được các mục tiêu của mình.

Tác giả: Andrew J. Sherman

NGUỒN : AMERICANEXPRESS

Theo Saga