Sơ lược về công cụ giải quyết vấn đề thần kỳ ISHIKAWA (mô hình xương cá)

Bài viết này sẽ phân tích biểu đồ Ishikawa của nhà khoa học Kaoru Ishikawa theo một cách thực tế nhất. Sau khi đọc bài viết, bạn sẽ hiểu được những điều cơ bản về công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả này.

Sơ lược về biểu đồ Ishikawa / biểu đồ xương cá

Các vấn đề là hậu quả của một hay nhiều nguyên nhân sâu xa gây ra. Chỉ bằng cách tìm ra và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ này, chúng ta mới có thể giải quyết các vấn đề. Từ các buổi thảo luận brainstroming, chúng ta có thể xác định được các nguyên nhân sâu xa, nhưng đây không phải là một cách có hệ thống. Bằng cách sử dụng biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá), chúng ta có thể thực hiện được một phân tích nhân quả toàn diện và xác định được nguyên nhân sâu xa của các vấn đề. Biểu đồ này được phát triển bởi nhà khoa học Nhật Bản Kaoru Ishikawa. Trong quá trình làm việc tại công ty Kawasaki Heavy Industries, ông đã phát hiện ra rằng một loạt các nhân tố có thể ảnh hưởng tới một quy trình làm việc.

Ishikawa2

Để có được cái nhìn sâu sắc về các yếu tố này, ông đã thiết kế một công cụ đồ họa đơn giản, trong đó các nguyên nhân sâu xa tiềm năng được mô tả một cách có trật tự. Vì mô hình này có hình dáng giống một bộ xương cá, nên biểu đồ Ishikawa còn được gọi là biểu đồ xương cá. Trên thực tế, biểu đồ Ishikawa đã chỉ từng được dùng cho các quá trình sản xuất và hoạt động quản lý chất lượng đi kèm, nhưng hiện nay, biểu đồ này cũng được sử dụng trong các lĩnh vực khác.

Ứng dụng của biểu đồ Ishikawa

Biểu đồ Ishikawa tạo nên một sự tách biệt giữa nguyên nhân và hệ quả. Ở phía bên phải của biểu đồ Ishikawa là các vấn đề được mô tả, và ở bên trái là các nguyên nhân sâu xa được chỉ ra. Những nguyên nhân gốc rễ (hay nguyên nhân sơ cấp) này được chia thành bốn loại. Sau đó, mỗi loại được phân nhánh thành các nguyên nhân thứ cấp.

Bốn nhóm nguyên nhân chính là:

Con người

Nhóm này liên quan đến tất cả các nguyên nhân gây ra bởi hành động của con người: việc giao tiếp đã tốt chưa, mọi người có hiểu được nhiệm vụ của họ không, nhân viên có được tham gia, trải nghiệm và đào tạo đầy đủ không? v.v.

Máy móc thiết bị

Nhóm này bao gồm các nguyên nhân liên quan đến hoạt động của máy móc, công cụ, các thiết bị lắp đặt và máy tính; các máy móc đã được sử dụng đúng chưa, chúng có đủ an toàn không, có đáp ứng được các yêu cầu không, chúng đáng tin cậy không, v.v.?

Nguyên vật liệu

Có thể có các vấn đề nảy sinh với vật tư, nguyên liệu, các mặt hàng tiêu dùng và các sản phẩm bán thành phẩm: chất lượng của chúng ra sao, doanh nghiệp cần bao nhiêu, những vật liệu có sức chống đỡ với tác động từ bên ngoài hay không, độ bền của chúng thế nào, v.v.?

Phương pháp

Nhóm này điều tra xem liệu rằng các nguyên nhân có thể xuất phát từ phương pháp làm việc hay không: quy trình công việc có hợp lý không; các quy trình phối hợp được tổ chức như thế nào, nhân viên và các phòng ban giao tiếp với nhau như thế nào, v.v?

Cách lập biểu đồ Ishikawa

Ishikawa1

Ví dụ sử dụng biểu đồ Ishikawa của một quán cà phê để tìm ra nguyên nhân tại sao khách hàng phản hồi cà phê của quán không ngon.

Để tạo nên một biểu đồ Ishikawa, chúng ta cần làm theo các bước sau. Đầu tiên là vẽ một hình dạng xương cá trên một mặt giấy lớn. Từ đó, các bước tiếp theo sẽ được thực hiện trong quá trình thảo luận:

1. Vấn đề - điều đang cần được phân tích - được viết ở phía trên tờ giấy.

2. Mỗi người tham gia nêu lên một nguyên nhân cho vấn đề và chỉ ra nó thuộc nhóm nào. Trong bước này, mọi người sẽ không được phép cho ý kiến gì về nguyên nhân mà người khác đưa ra. Tất cả những nguyên nhân được liệt kê sẽ được ghi trong biểu đồ.

3. Những người tham gia cùng nêu lên các nguyên nhân thứ cấp. Những nguyên nhân này được ghi vào các nhánh nhỏ trên biểu đồ.

4. Quá trình này được tiếp tục cho đến khi không có nguyên nhân nào được đưa ra nữa.

5. Tất cả những người tham gia cùng nghiên cứu kĩ biểu đồ Ishikawa. Họ sẽ xem xét liệu các nguyên nhân đã được ghi vào đúng nhóm chưa/hoặc có nguyên nhân nào liên quan, hoặc có nguồn gốc từ các nguyên nhân khác hay không.

6. Mọi người bỏ phiếu cho những nguyên nhân khả quan nhất. Các nguyên nhân có nhiều phiếu bầu nhất sẽ được xếp vào "top 3" nguyên nhân tiềm năng. Ba nguyên nhân này sau đó sẽ được khoanh tròn. Các nguyên nhân không được bỏ phiếu sẽ bị xóa trên biểu đồ.

7. Xác định thứ tự ưu tiên của “top 3” nguyên nhân. Nguyên nhân tiềm năng có mức ưu tiên cao nhất sẽ được tiếp tục điều tra kỹ hơn và xử lý. Sau đó, nguyên nhân thứ hai và thứ ba sẽ được giải quyết.

Các điều chỉnh cần thiết

Biểu đồ Ishikawa là một phương pháp phân tích vấn đề - nguyên nhân hiệu quả và có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào. Vì các lĩnh vực có thể khác nhau rất nhiều nên các nhóm nguyên nhân có thể được mở rộng hoặc thay đổi. Ví dụ như, một công ty kỹ thuật có thể thêm nhóm IT vào nhóm "Máy móc"; một công ty quảng cáo có thể thêm vào nhóm "Sáng tạo". Miễn là các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định, thì biểu đồ Ishikawa sẽ đạt được mục tiêu của nó.

Lời khuyên để sử dụng biểu đồ Ishikawa thành công

Hãy chắc chắn rằng có sự đồng thuận trong nhóm về cả yêu cầu và đặc điểm của báo cáo nguyên nhân trước khi bắt đầu quá trình xây dựng biểu đồ Ishikawa.

Nếu cần thiết và thấy hợp lý, bạn có thể "ghép" các nhánh không chứa nhiều thông tin với các nhánh khác. Tương tự như vậy, bạn có thể chia nhỏ các nhánh có quá nhiều thông tin thành hai nhánh hoặc nhiều hơn.

Hãy sử dụng ít từ ngữ trong khi phát triển biểu đồ Ishikawa. Chỉ sử dụng nhiều từ khi cần thiết để mô tả nguyên nhân hoặc hệ quả.

Nguồn : THEO SAGA.VN
Không ghi tác giả