Vứt to-do list đi, muốn tăng năng suất làm việc hãy dùng "done list"

Điểm trừ rất lớn của to-do list chính là việc nó tạo cho bạn một gánh nặng tinh thần: Dù có làm việc chăm chỉ cỡ nào thì cũng luôn có một tá việc đang chờ cho tới khi bạn chết.

Theo chia sẻ của L.V. Anderson, Biên tập viên Slate

Tôi là một người dị ứng với những tờ note ghi To-do list (danh sách các việc cần làm). Chúng có thể rất có ích trong việc giúp bạn sắp xếp công việc hàng ngày, hàng tuần và có trách nhiệm hơn với những thứ cần làm, chỉ có điều những list này luôn khiến bạn khó chịu khi nhìn vào chỉ thấy toàn những việc chưa làm. Mỗi khi bạn làm xong một việc gì đó, chưa kịp tận hưởng thì những mẩu to-do list đã kéo bạn về với cả tá đầu việc khác đang chờ đợi.

kế hoạch làm việc

Những to-do list thế này luôn khiến chúng ta chán nản khi nhìn vào

Điểm trừ rất lớn của to-do list chính là việc nó tạo cho bạn một gánh nặng tinh thần: Dù có làm việc chăm chỉ cỡ nào thì cũng luôn có một tá việc đang chờ cho tới khi bạn chết. Chính vì thế mà tôi luôn hờ hững với những danh sách đầu việc này; máy tính và góc làm việc lúc nào cũng ngập trong một mớ việc chưa hoàn thành.

Thế nhưng luôn có một danh sách công việc tôi không bao giờ bỏ qua: Một spreadsheet được đánh dấu các mã màu theo dõi tất cả các bài báo và bài blog tôi từng viết và biên tập, các video hay podcast (một dạng radio) tôi từng làm kể từ năm 2013.

Nhờ vào spreadsheet này mà chỉ cần nhìn lướt qua tôi có thể nói chính xác cho bạn tôi đã làm được những gì trong năm qua, năm kia hay cả năm trước đó nữa. Tôi thường sử dụng tốc ký và các mật hiệu, thuật ngữ riêng để phân loại các bài viết.

Có thể các bạn không mấy quan tâm đến chuyện tôi làm được những gì trong năm qua nhưng nó rất quan trọng với cả tôi lẫn sếp của tôi. Theo dõi những việc đã làm giúp bạn nhìn nhận lại quá trình học tập, làm việc của mình để có thể có những sửa đổi phù hợp. Chính vì vậy mà bài viết này sẽ khuyến khích bạn làm điều tương tự với các công việc của mình. Tôi đã “chuột bạch” và cảm thấy phương pháp này giúp tăng đáng kể năng suất làm việc cũng như kiềm chế cảm giác thấy mình làm việc kém hiệu quả hay không tin vào bản thân.

Bí quyết của tôi chính là lập “done list” – danh sách các công việc đã hoàn thành. Có thể bạn đã đọc về done list ở đâu đó, chẳng hạn như lời khuyên của chủ tịch quỹ đầu tư hàng đầu Thung lũng Silicon Marc Andreesen rằng mỗi người nên ghi lại danh sách những việc đã hoàn thành trong ngày. “Trước khi chuyển sang danh sách công việc của ngày mai, hãy nhìn lại danh sách những việc đã làm được hôm nay và tự vấn về những thứ bạn đã hoàn thành.”

Một sáng kiến khác cũng thường được gợi ý là hãy lấp đầy to-do list của bạn bằng những việc bạn đã hoàn thành nhiều hơn là những việc chưa hoàn thành để tự tạo động lực cho bản thân. Ý tưởng làm done list thậm chí còn khơi nguồn cho một ứng dụng có tên I done this .

kế hoạch làm việc

Một ví dụ về việc lập spreadsheet các công việc đã hoàn thành

Ý tưởng này thực ra xuất phát từ thực tế đơn giản là theo dõi những gì bạn đã và đang làm sẽ khiến bạn cảm thấy thỏa mãn, năng suất hơn, tiếp thêm năng lượng và hứng khởi cho bạn làm việc. Chỉ nguyên việc ngồi xuống viết ra danh sách những gì đã hoàn thành cũng có thể khiến nhiều người thấy phấn chấn.

Việc làm done list cũng giúp tôi có cái nhìn bao quát hơn về công việc cũng như thực tế và cương quyết hơn trước những mục tiêu của bản thân. Trong khi Andreesen gợi ý bạn nên xóa danh sách những việc đã làm hàng ngày hay hàng tuần sau khi đã nhìn nhận lại chúng, tôi lại nghĩ rằng thêm việc thêm và lưu giữ các công việc bạn làm được mỗi ngày vào một danh sách riêng lại có giá trị không gì sánh được.

Trong suốt quá trình nhìn nhận lại những gì đã làm, tôi đã đánh giá chúng một cách xác đáng dựa trên dữ liệu thật được lưu lại chứ không phải chỉ dựa trên cảm tính. Việc này cũng giúp tôi nhìn nhận ra tiến triển cũng như xu hướng làm việc của mình để đặt mục tiêu tốt hơn trong tương lai mỗi khi nhìn lướt qua.

Khi bạn không có một cái nhìn rõ ràng về những gì bạn đã đạt được trong tuần qua hay năm qua, lẽ dễ hiểu là các mục tiêu tương lai của bạn cũng sẽ rất mập mờ. Ngược lại, khi đã biết chính xác mình làm được gì rồi, bạn có thể đặt ra những mục tiêu cụ thể và dễ đạt được hơn.

Chính xác thì lý do tôi luôn giữ done list bên mình là để có động lực làm việc hơn. Không như hầu hết các mẹo tăng hiệu suất khác, việc này tạo cho tôi cảm giác đặc biệt phấn khích, nhất là mỗi khi ngồi update done list của riêng mình, cho dù chỉ là 30 giây mỗi ngày.

Bạn có thể nghi hoặc phương pháp này hoặc coi đây là một cách tự vỗ ngực nhưng thực tế cho thấy hầu hết các phương pháp tăng năng suất làm việc đều xuất phát từ một thủ thuật nho nhỏ tự lừa não bộ. Vậy thì còn ngại gì mà không thử làm một done list như vậy để có cảm hứng làm việc hơn?

Công việc của bạn có thể phức tạp nhưng chắc chắn chia nhỏ chúng và viết ra những mẩu đã hoàn thành không phải là chuyện không thể. Nếu bạn đang chìm trong cảm giác không làm được gì ra hồn, hãy bắt đầu đơn giản với việc viết ra những việc đã làm được trong ngày/tuần qua khiến bạn vui vẻ, tự hào nhất. Hãy thử lập done list một thời gian và chứng kiến sự thay đổi tích cực từ bản thân!

Theo Trí Thức Trẻ/GenK