3 lợi ích của công cụ trực quan

Một trong những khó khăn lớn nhất của nhà quản lý dự án chính là khả năng trao đổi thông tin đến các thành viên nhóm. Theo các chuyên gia, đây là yếu tố quyết định sự thành bại của một dự án là việc nhân viên tiếp nhận đầy đủ thông tin hay hiểu sai về chúng.

Trang Tweakyourbiz dẫn số liệu của Viện Quản lý dự án (Project Management Institute - PMI), trong đó, ước tính 70% số dự án thất bại hàng năm do thiếu những yêu cầu đúng đắn từ ban quản lý.

Do đó, để vượt qua trở ngại này, các nhà quản lý có thể sử dụng phương pháp trực quan để giảm bớt những rào cản giữa họ và nhân viên trong quá trình làm việc. Sau đây là 3 lợi ích của việc sử dụng công cụ trực quan trong quá trình quản lý dự án:

công cụ trực quan

1. Thúc đẩy động lực làm việc và tăng sự hợp tác

Có nhiều công cụ trực quan dùng để theo dõi dự án như: phần mềm quản lý, biểu đồ, sơ đồ, bảng trắng, bảng kanban... Nhiệm vụ của nhà quản lý là tìm ra công cụ trực quan tốt nhất để nắm được cấu trúc nhóm, nguồn nhân lực cũng như thời hạn hoàn thành dự án.

công cụ trực quan

Có nhiều công cụ trực quan được sử dụng để quản lý dự án

Việc mã hóa chi tiết công việc của từng người bằng màu sắc cụ thể sẽ giúp họ dễ dàng nhìn thấy sự tiến bộ của bản thân, biết trước được công việc tiếp theo cần phải làm và đánh giá được mức độ ảnh hưởng của công việc riêng tới công việc chung hay của những người khác.

Đồng thời, công cụ trực quan còn giúp nhà quản lý kích thích sự sáng tạo, tăng động lực làm việc và khả năng phối hợp giữa các thành viên, bởi vì:

- Việc nhà quản lý nắm bắt tốt tình hình công việc/tình trạng của dự án sẽ giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về những hoạt động đang diễn ra trong công ty và cho phép cả hai nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề tắc nghẽn, kịp thời xử lý chúng.

- Nhân viên sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ và hiểu hơn về dự án nếu nhìn thấy sự tiến bộ của mình, đem so sánh nó với những đồng nghiệp khác.

- Phương pháp quản lý trực quan cung cấp góc nhìn một chiều, giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận ra công việc cần ưu tiên trước.

- Nhà quản lý dễ xác định điểm tắc nghẽn trong quá trình sản xuất, giúp tái phân bổ nguồn lực một cách phù hợp, đảm bảo công việc chung được thực hiện đúng tiến độ và không làm tăng thêm chi phí dự trù.

2. Tăng hoạt động của não bộ

Thực tế, cách não bộ xử lý thông tin bằng phương pháp trực quan không giống như khi chúng xử lý âm thanh hoặc tiếp nhận thông tin bằng phương pháp thủ công (học thuộc lòng) mà đó là sự kết hợp của tất cả những cách học trên lại với nhau.

công cụ trực quan

Công cụ trực quan giúp kích thích khả năng suy luận, khiến não bộ linh hoạt hơn

Khi đó chúng (não bộ) sẽ huy động một lượng lớn nơ-ron thần kinh dùng để xử lý thông tin và tận dụng tối đa công suất hoạt động của các dây thần kinh này. Điều này lý giải tại sao các công cụ trực quan lại kích thích sự sáng tạo của con người và khiến chúng ta trở nên năng động hơn, đó là vì:

+ Khi suy nghĩ một cách trực quan, bạn sẽ dễ liên tưởng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới độc đáo.

+ Hình ảnh trực quan giúp kích thích khả năng suy luận, khiến não bộ trở nên linh hoạt hơn.

+ Thúc đẩy tiến trình ra quyết định.

+ Tăng khả năng trao đổi thông tin, suy nghĩ của bản thân với người khác.

+ Tăng khả năng tiếp nhận thông tin lên tới 80%.

+ Tạo các mối liên kết trực quan cho phép kết nối tới nhiều nơ-ron thần kinh, làm gia tăng khả năng ghi nhớ dữ liệu.

3. Đơn giản hóa mọi thứ

Bên cạnh hoạt động nhân sự, nhà quản lý còn là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ tiến trình diễn ra dự án, từ giai đoạn lên kế hoạch đến bắt tay vào làm, ra mắt dự án và đến khi dự án kết thúc. Tất cả đều phải được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả nhằm tránh tình trạng quá tải hoặc dồn ứ công việc.

Công cụ trực quan sẽ làm giảm bớt tính phức tạp của quá trình này xuống mức đơn giản nhất có thể.

Việc các nhân viên thống nhất cách làm việc với nhau, thể hiện nhiệm vụ công việc bằng hình ảnh đại diện cá nhân, sẽ khiến mọi thứ được rõ ràng, dễ hình dung hơn là cách nhà quản lý yêu cầu cả nhóm phải liên tục cập nhật tình hình thông qua phần mềm quản lý, email hay gọi điện. Bởi vì:

* Phương pháp trực quan giúp công việc được vận hành dễ dàng hơn bởi mọi người đã có một cái nhìn rõ ràng về công việc của mình và nhà quản lý không phải cập nhật liên tục cho nhân viên về những việc họ cần làm.

* Nhân viên sẽ hiểu sếp đang mong đợi gì ở mình, nhờ đó nhà quản lý sẽ tiết kiệm thời gian giải thích, và cả hai sẽ hợp tác "ăn ý" với nhau hơn.

* Cho phép cả nhân viên và nhà quản lý tập trung vào các mục tiêu chung của dự án thay vì yêu cầu từng người phải trình bày nhiệm vụ của mình, sa đà vào những tiểu tiết.

* Xử lý được một lượng lớn dữ liệu theo cách đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng với nhiều người. Điều này bao gồm mốc thời gian, các sự kiện quan trọng và thời gian hoàn thành dự án.

* Việc xây dựng và duy trì “bảng điều khiển” dự án theo cách trực quan sẽ biến chúng trở thành phương tiện giao tiếp đặc biệt của nhà quản lý trong cuộc họp báo cáo tiến độ với ban quản trị của công ty.

* Đơn giản hóa những mô tả, mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ... của dự án.

VÂN THẢO/DNSG