DN cần chuẩn bị gì trước khi xuất hiện tại 1 sự kiện

Các hội nghị và triển lãm thương mại luôn được coi là “mảnh đất hứa” để marketing cho sản phẩm cũng như thu hút sự chú ý của công chúng tới doanh nghiệp của bạn. Và nếu từng có cơ hội tham gia các sự kiện như thế này, hẳn bạn sẽ hiểu rằng một khi gây dựng ấn tượng thành công, nó sẽ đọng lại trong mắt người khác trong một thời gian dài.

Đó chính xác là lý do tại sao bạn nên chuẩn bị một cách kĩ lưỡng trước khi "lên đường".

TẠI SAO CẦN ĐỂ LẠI ẤN TƯỢNG TỐT TRONG SỰ KIỆN?

Các hội nghị và triển lãm thương mại luôn được coi là “mảnh đất hứa” để marketing cho sản phẩm cũng như thu hút sự chú ý của công chúng tới doanh nghiệp của bạn. Những sự kiện này cũng là một dịp tuyệt vời để tên tuổi công ty lọt vào mắt xanh của những nhân vật tầm cỡ trong ngành.

Bạn có bao giờ tham dự các hội nghị, hội thảo dành cho các công ty trong ngành? Nếu có, hẳn bạn sẽ hiểu được giá trị của việc gây dựng ấn tượng thành công, khi mà nó sẽ đọng lại trong mắt người khác trong một thời gian dài. Đó chính xác là lý do tại sao bạn nên chuẩn bị một cách kĩ lưỡng trước khi "lên đường".

event

CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ

Bạn có thể đóng rất nhiều vai trong một hội thảo. Bạn có thể là người tham dự, hay là người phụ trách gian hàng trưng bày của công ty, hay thậm chí bạn có thể là một diễn giả. Bất kể đóng vai gì, bạn phải làm rất rất nhiều việc chứ không chỉ đơn thuần có mặt ở sự kiện và mong đợi những cơ hội kinh doanh sẽ tự động gõ cửa công ty của bạn.

Với sự chuẩn bị chu đáo, bạn có thể thu được khá nhiều lợi ích từ việc đầu tư cho các hội nghị, hội thảo bạn tham dự, cũng như tận dụng tối đa mọi cơ hội kinh doanh tiềm năng ở nơi đó.

THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Bạn hi vọng sẽ đạt được điều gì khi tham gia một sự kiện? Có phải bạn muốn:

  • Tìm kiếm khách hàng tiềm năng?
  • Tung ra một sản phẩm mới?
  • Phát triển sự trung thành của khách hàng?
  • Xây dựng mối quan hệ mới với các nhà cung cấp, nhà phân phối, và các bên liên đới khác?
  • Hay phát triển thương hiệu?

Khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn sẽ tập trung sự chú ý của mình vào đúng nơi đúng chỗ dễ dàng hơn. Hãy đặt ra các mục tiêu khi tham gia sự kiện sao cho khớp với chiến lược tổng thể của công ty.

LẬP NGÂN SÁCH

Bạn đủ khả năng chi trả cho những gì? Đây là một điểm quan trọng cần cân nhắc trước hội nghị: những sự kiện này có thể ngốn hết ngân sách marketing rất nhanh chóng. Hãy xác định khả năng chi của mình cho sự kiện, để từ đó lên phương án về việc trưng bày, triển lãm cũng như chuẩn bị các tài liệu marketing thực sự cần thiết. Hãy xem xét các ấn phẩm quảng cáo sau đây:

  • Brochure
  • Danh thiếp
  • Quà tặng (bút, chặn giấy, áo phông, vv)
  • Gian hàng trưng bày (phạm vi từ rất lớn và cầu kì tới nhỏ và đơn giản)
  • Press Kit (bao gồm các bài báo nói về công ty, ảnh sản phẩm, đĩa CD, vv)

CÔNG BỐ SỰ THAM GIA

Hãy để khách hàng mục tiêu của công ty biết bạn sẽ tham dự hội thảo hoặc hội chợ thương mại bằng cách:

  • Gửi thư đến cơ sở dữ liệu khách hàng
  • Sử dụng trang web của công ty để thông báo về sự kiện này, và mời mọi người ghé qua gian hàng
  • Đề cập đến sự kiện trong các tài liệu quảng cáo và thông cáo báo chí
  • Tài trợ một hoạt động tại hội nghị, ví dụ như một bữa ăn sáng hoặc hoạt động đón tiếp
  • Đặt logo lên túi, bút, hoặc quà tặng khác cho khách tham gia sự kiện

XÂY DỰNG MỘT HỆ THỐNG ĐỂ THEO DÕI KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG

Đây là bước thường bị bỏ qua. Những khách hàng tiềm năng xuất hiện tại các sự kiện đều là những cơ hội đáng giá ngàn vàng. Bạn cần phải chắc như đinh đóng cột mình biết cách xử lý mỗi thông tin liên hệ như thế nào. Trước hết hãy cứ nhập hết tất cả thông tin vào một cơ sở dữ liệu, và phân công ai đó tìm hiểu về những khách hàng tiềm năng này và liên hệ với họ ngay khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, nên có một hệ thống để xử lý những giao dịch trực tiếp tại sự kiện. Tốt hơn hết là bạn nên bố trí một người túc trực ở văn phòng để xử lý những tình huống bất ngờ.

NGHIÊN CỨU CÁC KHÁCH THAM DỰ KHÁC

Bạn cần biết những ai khác sẽ tham dự sự kiện này, và lên một kế hoạch nói chuyện với những đại diện chủ chốt. Cho dù bạn tham gia với tư cách là doanh nghiệp triển lãm hay khách tham quan, bạn nên bắt chuyện với các diễn giả, làm quen với các công ty đầu ngành và xây dựng mạng lưới với nhiều người khác để tận dụng tốt nhất khoảng thời gian của mình tại hội nghị.

CÁCH CƯ XỬ CỦA BẠN TẠI SỰ KIỆN

Quản lý "sự ấn tượng" là chìa khóa cho việc tham gia sự kiện thành công. Về bản chất, bạn hay doanh nghiệp của bạn đang ở trên "giá trưng bày" mà mọi người cùng nhìn vào, vì vậy hãy tạo một ấn tượng tốt và trở thành đại sứ cho công ty.

HIỂU SẢN PHẨM VÀ DOANH NGHIỆP

Hãy chuẩn bị câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào. Hãy tập quen với những tiến bộ trong ngành, nghiên cứu những chủ đề có trong agenda chương trình, và thấu hiểu doanh nghiệp của mình khớp vào đâu trong bức tranh của cả ngành.

CHUẨN BỊ TÀI LIỆU

Nếu bạn có một gian hàng trưng bày, hãy chuẩn bị đơn giản thôi. Hãy chọn một thông điệp chính, và củng cố thông điệp đó với các ấn phẩm đi kèm. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu USP (lợi điểm bán hàng độc nhất)* của công ty là gì, và bám sát lấy nó: Bạn càng tập trung vào thông điệp mình đưa ra, những người bạn kết nối càng ghi nhớ lâu thông điệp đó – cũng như doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn đang phát biểu hoặc làm chủ xị một hoạt động, hãy chuẩn bị trước. Hãy thực hành với nhóm của mình, và chắc chắn rằng bạn tự tin với các tài liệu có trong tay.

(*) Unique Selling Proposition: Chỉ ưu thế bền vững của một thương hiệu hay sản phẩm, có khả năng tạo sự khác biệt rõ rệt, khiến khách hàng quyết định chọn thương hiệu/sản phẩm này thay vì thương hiệu/sản phẩm khác

THỂ HIỆN SỰ CHUYÊN NGHIỆP

  • Tuân theo một dress code (quy tắc về trang phục)
  • Đảm bảo luôn có người túc trực ở gian hàng
  • Giữ gian hàng sạch sẽ. Không ăn ở gian hàng, và đảm bảo rằng các đồ đạc như ly cà phê và vật dụng cá nhân khác được cất đi.

Hãy nhớ rằng bạn luôn luôn đại diện cho công ty của bạn - dù bạn đang ăn trưa, hay thư giãn sau bữa tối, tham dự một bữa tiệc cocktail, hay chỉ đơn giản là đi bộ xung quanh khu triển lãm. Đừng nói hay làm bất cứ điều gì thể hiện xấu tới hình ảnh của công ty hay gây khó chịu cho bất kỳ ai.

Lời khuyên:

Nếu bạn đang ở một sự kiện buổi tối, đừng quá chú tâm vào thức ăn hoặc rượu - điều này rất dễ xảy ra nếu bạn đang lo lắng. Nếu bạn thể hiện như vậy, bạn sẽ tạo ra một ấn tượng tồi tệ.

XÂY DỰNG QUAN HỆ!

  • Hãy cố gắng thuê phòng tại khách sạn nơi hội nghị được tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn kết nối được với những người tham dự khác.
  • Mang theo nhiều danh thiếp, và nhớ gửi chúng tới mọi người bạn nói chuyện cùng.
  • Tham dự nhiều hoạt động nhất có thể. Hãy chọn những hoạt động có liên quan nhất tới công ty cũng như mục tiêu của bạn. Gửi lời cảm ơn tới từng cá nhân phụ trách mỗi hoạt động, hay diễn giả, v.v
  • Đặt câu hỏi. Tìm hiểu càng nhiều càng tốt về công việc, tổ chức, và các sản phẩm của những người khác. Đây là thời gian để tìm hiểu và thu thập thông tin cũng như bán hàng. Hãy hỏi những thứ thực sự có liên quan và đúng chủ đề, đừng nói tào lao cho có. Tiết chế là chìa khóa để không tạo nên ấn tượng tiêu cực.
  • Nói chuyện với càng nhiều người càng tốt. Tìm những người mình quen và dành thời gian với họ trong những lúc nghỉ giữa giờ là việc quá đơn giản. Nhưng hãy thử ép bản thân gặp gỡ những người mới, và chia nhóm để gặp gỡ nhiều người hơn.

THỂ HIỆN SỰ NHIỆT TÌNH

Bạn ở đó để bán hàng và tạo ấn tượng sâu sắc cho công ty với cương vị là gương mặt đại diện. Bạn phải luôn thể hiện sự tràn trề năng lượng, sự nhiệt tình và tinh thần luôn sẵn sàng.

FOLLOW-UP

Khi hội nghị kết thúc, bạn và cả nhóm có thể sẽ rất mệt mỏi và chỉ muốn nghỉ ngơi. Thật không may, điều đó đành phải để sau. Những ngày ngay sau sự kiện là thời điểm rất quan trọng để bạn follow up (tìm hiểu thông tin và có những bước đi tiếp theo) với những khách hàng tiềm năng.

ƯU TIÊN KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG

Khi họp nhóm, hãy thảo luận về các hợp đồng tiềm năng nhất, và xây dựng một kế hoạch để follow-up những “miếng mồi ngon” đó. Hãy theo dõi tiến trình này và ghi lại từng bước mà bạn đã thực hiện.

KHÁM PHÁ CƠ HỘI KINH DOANH

Hãy lùng sục, điều tra mọi cơ hội mở ra trước mắt bạn trong các sự kiện. Có bất kì xu hướng, tiến bộ, hay thách thức mới nào trong ngành mà bạn phải chú ý tới không?

ĐÁNH GIÁ TỈ LỆ HOÀN VỐN

Hãy sử dụng các số liệu sau:

  • Số lượng khách hàng tiềm năng tạo ra
  • Danh sách thông tin liên lạc tăng lên
  • Doanh số bán hàng đạt được
  • Chi phí cho mỗi liên lạc hoặc khách hàng

ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT

Sau mỗi sự kiện là khoảng thời gian quý giá để đánh giá lại hiệu suất của bạn để từ đó xác định các phương pháp cải thiện. Dưới đây là những yếu tố cần được xem xét:

  • Việc đề ra mục tiêu và lên kế hoạch trước đó đã đầy đủ chưa?
  • Gian hàng đã được dựng phù hợp chưa?
  • Chất lượng của các tài liệu marketing như thế nào?
  • Sản phẩm cho không khách hàng có được đón nhận hay không?
  • Những doanh nghiệp khác đã làm gì mà bạn có thể học hỏi cho các lần tham dự sự kiện tiếp theo?

CÂN NHẮC VIỆC THAM GIA VÀO BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LẦN TỚI

Đây là một cách tuyệt vời để tham gia sâu hơn vào việc lên agenda (lịch trình), quyết định chủ đề của sự kiện, và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn phù hợp với chủ đề sự kiện.

NHỮNG ĐIỂM CHÍNH

Các hội nghị, sự kiện được tổ chức ra nhằm để mang các chuyên gia trong ngành đến gần nhau hơn, là những dịp tuyệt vời để mang về những hợp đồng tiềm năng béo bở và tăng độ phủ sóng hình ảnh doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Cho dù bạn tới tham dự hay trưng bày, để thành công tại các sự kiện này hãy ghi nhớ một nguyên tắc quan trọng: luôn cẩn trọng lời nói và hành động, bởi vì bạn đang được rất nhiều người để mắt tới.

Những sự kiện này là những công cụ marketing tuyệt vời. Để tận dụng tối đa khoản đầu tư vào đó, hãy đề ra mục tiêu trước khi tham gia sự kiện, và thể hiện cho mọi người thấy bạn là một network-er (người mở rộng mạng lưới quan hệ) và đại sứ tuyệt vời nhằm để lại ấn tượng tốt trong lòng mọi người tham gia.

Theo Saga

Không ghi tác giả