'Ma trận Eisenhower' - Cách làm việc hiệu quả

Dwight Eisenhower đã sống một cuộc đời hiệu quả nhất mà ít ai có thể tưởng tượng được. Ông là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

phong cách sống

Trong thời gian đương nhiệm tại Nhà Trắng, ông đã đưa ra chương trình trực tiếp dẫn đến sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA ), chương trình thăm dò không gian (NASA), và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử - Atomic Energy Act).

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

phong cách sống

Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Chúng ta hãy tìm hiểu xem làm thế nào để có thể làm việc năng suất hơn và Eisenhower Box hoạt động ra sao.

Ma trận Eisenhower: Làm thế nào để làm việc năng suất hơn

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Sử dụng ma trận dưới đây, bạn sẽ phân tách các hành động của mình theo 4 khả năng.

1. Khẩn cấpquan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn. Ví dụ, "Tôi nên sử dụng thời gian như thế nào mỗi tuần?" và những kế hoạch nhỏ hơn, "Tôi nên làm gì trong ngày hôm nay?".

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box áp dụng cho một ngày:

phong cách sống

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng

"Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng" - Dwight Eisenhower

Việc khẩn cấp là những việc mà bạn cảm thấy cần phải giải quyết ngay lập tức như: email, điện thoại, tin nhắn, tin tức mới. Trong khi đó, theo lời Brett McKay nói thì "Những việc quan trọng là những việc làm đóng góp vào nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn".

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên nhẫn là điều tối quan trọng.

Dưới đây là một số quan sát khác mà tôi đã thực hiện từ việc sử dụng phương pháp này.

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Vài năm trước, khi tôi đang đọc một tài liệu về lập trình máy tính thì tình cờ đọc được một câu trích dẫn khá thú vị:

"Chẳng có code nào nhanh hơn là không code" - Kevlin Henney

Hiểu theo nghĩa khác, cách nhanh nhất để hoàn thành một việc nào đó, cho dù là dùng máy tính để đọc một dòng lệnh hay loại đi một dòng nhiệm vụ trong danh sách công việc phải làm của bạn – là bỏ qua luôn nhiệm vụ đó.

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý khiến ta có thể ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: "Thật sự tôi có phải làm điều đó không?".

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự động viên bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc "Ở lại làm việc muộn hơn một chút" hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: "Bận rộn hình thành nên sự lười biếng, lười suy nghĩ và hành động bừa bãi".

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới "Bỏ đi" nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức.

Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

phong cách sống
You can do it!

Phương pháp này có này sẽ giúp tôi hoàn thành mục tiêu chứ?

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó khăn để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Thái Nam

Theo Trí Thức Trẻ/Yahoo News