Tập trung vào một việc hay làm đủ thứ tốt hơn?

Nghiên cứu phân tích các ưu nhược điểm khi làm việc theo trình tự (đơn nhiệm) và các trường hợp áp dụng trong thực tế công việc sẽ đem lại hiệu quả khách nhau.

 làm nhiều việc

Ưu điểm làm việc đơn nhiệm

Ý tưởng tốt hơn hết nên hoàn thành từng nhiệm vụ trong chuỗi thay vì nhảy từ việc này sang việc kia thì thật khó chấp nhận, ít nhất là đối với tôi.

Điều đó chống lại thói quen “nhảy nhót giữa các nhiệm vụ” ăn sâu vào tiềm thức của tôi, điều giúp tôi tin rằng tại sao tôi có thể làm việc đa nhiệm mà không thay đổi hạn chót được đưa ra từ trước

Thế nhưng có 3 nghiên cứu – từ Giáo sư Decio Coviello của Đại học HEC Motreal, Canada; giáo sự Andrea Ichino của Đại học Bologna, Mỹ; và Giáo sư Nicola Persico của trường Kellogg, Đại học Northwestern, Mỹ - đều cho thấy lý do tại sao làm việc tuần tự cho tới khi hoàn thành các nhiệm vụ sẽ hợp lý và hiệu quả hơn.

Logic vấn đề là ở đây: Giao 6 người phải hoàn thành 6 phương án trong cùng thời điểm với thời hạn bạn đưa ra là ba ngày cho mỗi nhiệm vụ. Nhiêm vụ phải được hoàn thành càng sớm càng tốt. Bạn có thể sắp xếp cho họ làm việc song song, mỗi nhiệm vụ sẽ được làm trong ½ ngày, sau đó chuyển sang nhiệm vụ khác.

Mặc dù bạn có thể tiến gần hơn tới việc hoàn thành các nhiệm vụ mỗi ngày trôi qua, bạn sẽ không hoàn thành nhiệm vụ nào cho tới ngày thứ 16, rốt cuộc khi đó bạn cũng hoàn thành 2 nhiệm vụ đầu tiên. Bạn hoàn thành 2 nhiệm vụ kế tiếp vào ngày thứ 17 và giải quyết nốt 2 nhiệm vụ cuối cùng vào ngày thứ 18. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ những người tham gia thực hiện nhiệm vụ có quá nhiều thời gian trống và họ phải chờ đợi quãng thời gian dài để tới phiên làm việc, tất cả họ đều liên tục làm phiền bạn vì tốn quá nhiều thời gian.

Nếu bạn giải quyết các nhiệm vụ một cách tuần tự, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên trong 3 ngày, hoàn thành nhiệm vụ thứ 2 vào ngày 6, nhiệm vụ thứ 3 vào ngày 9… Thực tế, bạn sẽ hoàn thành 5 trên 6 nhiệm vụ sớm hơn so với khi bạn phải làm song song (nhiệm vụ thứ 6 sẽ được cuốn chiếu vào ngày 18 như kịch bản đầu tiên). Vì thế, ít nhất 2 người thực hiện nhiệm vụ sẽ cực kỳ hạnh phúc và cảm kích. Trên tổng thể sẽ có 5 trong số 6 người thực hiện nhiệm vụ cảm thấy hạnh phúc hơn nếu bạn hoán đổi trình tự làm việc của họ theo kiểu tuần tự.

Sau khi công bố công trình nghiên cứu lý thuyết về ý tưởng này, Coviello, Ichino và Persico tiến thêm một bước sâu hơn khi tiến hành nghiên cứu các trường hợp thực tế: Các thẩm phán người Ý có thể dễ dàng giải quyết được nhiều vụ án hơn. Một số thẩm phán phải tham gia giải quyết các vụ án phức tạp, một số thì không. Phép phân tích lấy mẫu từ các vụ án đang được thụ lý đã đưa ra gợi ý hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự sẽ thật sự tạo nên lợi thế khác biệt về hiệu quả.

làm nhiều việc

Đồ thị mô tả số vụ án không được hoàn thành theo thời gian của các Thẩm phán Ý: Trục tung thể hiện Xác xuất tích lũy đóng một vụ án, trục hoành thể hiện thời gian. Đường màu xanh nhạt thể hiện các vụ án trung bình, đường màu xanh đậm thể hiện các vụ án lớn.

Nhưng điều đó có nghĩa tôi nên thay đổi thói quen và cày bừa các nhiệm vụ theo cách tuần tự? Tôi đã đấu tranh với câu hỏi này thời gian dài và thực sự không thể tìm được câu trả lời. Và sau đó là những vấn đề về sự gián đoạn. Tôi biết rằng nỗ lực bền bĩ thực hiện nhiệm vụ được giao cho phép bạn thấu hiểu dòng chảy bản chất nhiệm vụ trong khi phần còn lại của thế giới sụp đổ.

Nỗ lực bền bĩ dẫn đến việc hoàn thành nhiệm vụ cho phép bạn kết thúc trạng thái tâm lý hoàn thành. Con người cần điều đó, như trong một nghiên cứu đã chỉ ra, việc làm gián đoạn khi thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt là khi đang trong trạng thái xuất thần, kích thích nhu cầu vượt ngưỡng và làm họ thêm quyết đoán trong các nhiệm vụ không liên quan.

Ưu điểm làm việc đa nhiệm – Nhược điểm làm việc đơn nhiệm

Nhưng cảm giác tôi sẽ nhận được một điều gì đó tích cực khi tung hứng giữa các nhiệm vụ (làm việc đa nhiệm), một điều gì đó có thể bù đắp được các lợi ích của việc làm bền vững (làm việc tuần tự) và vượt lên trên đó là cách thức để chống lại áp lực đến từ những người thực hiện nhiệm vụ.

Trong một nghiên cứu của tôi về minh bạch đã giúp ích cho tôi rất nhiều khi trao đổi với Họa sĩ theo trường phái ấn tượng người Mỹ, John C. Terelak, một người luôn làm việc đa nhiệm vì một lý do rất rõ ràng: Nó giúp ông trở thành nghệ sĩ vĩ đại hơn.

Ông thiết lập cấu trúc làm việc của mình bằng cách treo từ 5 đến 20 bức tranh đang sách tác cùng một thời điểm trên tường xưởng vẽ của ông tại Florida. Theo cách đó, từng vấn đề riêng lẻ sẽ dễ dàng được nhận ra và giải quyết. “Trong quá khứ, khi đó tôi dồn tất cả năng lượng để vẽ một bức tranh tại một thời điểm, có những lúc tôi không thể giải quyết được những vấn đề gặp phải trong lúc sáng tác”, Terelak nhớ lại. “Tôi bắt đầu chán nản và thất vọng về bản thân”.

Bây giờ, bằng cách so sánh các bức tranh, ông có thể thấy được tại sao một số bức không được định lượng: Bầu trời trong bức tranh này quá tối, nhân vật trong bức tranh bị vẽ sai vị trí hoặc màu sắc trong tranh này không được hài hòa.

Các bức tranh cũng phải cạnh tranh sự chú ý của ông ấy, cho Terelak cơ hội lựa chọn làm những việc theo sở thích và tâm trạng vào mỗi ngày. “Phương pháp này khiến cho các bức tranh của tôi không theo lối mòn”, ông giải thích. “Chúng sẽ trở thành những vật riêng lẻ được thay đổi hàng ngày. Điều đó giữ cho tôi luôn ở trạng thái một họa sĩ công thức 1”.

Ít nhất đó cũng là phần quan điểm tôi đang tìm kiếm: Khi bạn tung hứng giữa các việc, những nhiệm vụ của bạn sẽ tương tác với nhau và đó có thể là một việc tốt. Khi chúng phải cạnh tranh với nhau để nhận được sự chú ý từ bạn, những vấn đề cụ thể sẽ trở nên rõ ràng và tự các giải pháp mới sẽ xuất hiện. Khi bạn ra khỏi vệt lún, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm. Bạn có thể mượn ý tưởng từ nhiệm vụ này và áp dụng vào nhiệm vụ khác.

Một lợi ích khác khi “tung hứng” được gợi ý trong một nghiên cứu được thực hiện thời gian gần đây bởi Haiyang Yang và các cộng sự đến từ viện Insead Singapore: Khi gặp vấn đề nan giải với 1 nhiệm vụ, bạn có thể dừng tâm trí mình trong nhiệm vụ đó và làm việc khác. Điếu đó sẽ tạm thời đóng cửa những suy nghĩ từ trong ý thức của bạn về nhiệm đầu tiên, nhưng tiềm thức của bạn vẫn sẽ tiếp tục đào sâu để giải quyết vấn đề đó.

Trong các trường hợp cụ thể, tiềm thức hoạt động hiệu quả hơn ý thức trong việc tạo ra các ý tưởng sáng tạo. Theo nghiên cứu của Yang, từng khoảng dừng 3 phút mỗi khi gặp vấn đề bế tắc cục bộ trong các nhiệm vụ có thể giúp nảy ra nhiều ý tưởng mới lạ hơn cho việc thiết kế đồ chơi trẻ em.

Kết luận:

Việc bạn lựa chọn phương thức làm việc như thế nào phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực bạn đang làm việc, cá tính con người bạn và tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu bạn là người linh động, có khả năng thích nghi linh hoạt thì bạn sẽ có thể thay đổi cách thức làm việc cho phù hợp tùy hoàn cảnh. Tuy nhiên, với đa số mọi người, việc thay đổi như vậy là không khả thi.

Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực đòi hỏi sáng tạo, cần nhiều giải pháp mới để giải quyết vấn đề, hoặc khi bạn lãnh đạo nhóm/ công ty vượt qua khó khăn, làm việc đa nhiệm có thể là sự lựa chọn hợp lý, nó sẽ kích thích khả năng sáng tạo của cá nhân bạn và đội ngũ.

Nếu bạn là quản lý trong môi trường đã có quy trình và có tính kỷ luật, có thể bạn sẽ thích hợp với việc làm việc tuần tự.

Tác giả nghiên cứu là Andrew O’Connell, biên tập viên kỳ cựu Tạp chí nghiên cứu kinh doanh nổi tiếng Harvard Business Review và cũng là tác giả sách kinh doanh nổi tiếng “Stats and Curiosities from Harvard Business Review” (Tạm dịch: Các Thống kê và ảo tưởng từ Harvard Business Review).

Mai Trâm

Theo Trí Thức Trẻ/HBR