Công thức quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian theo công thức: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định.
Bất kể chúng ta là ai, ở vị trí nào thì mỗi ngày chúng ta chỉ có 24 giờ để làm việc, để thực hiện tất cả các hoạt động chúng ta cần, vì vậy việc sử dụng hiệu quả sẽ quyết định đến năng suất lao dộng của mỗi người. Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Nếu thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện.

time

Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình. Dưới đây là 7 sai lầm bạn cần tránh:

1. Không có mục tiêu rõ ràng cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì khi đó bạn biết mình cần tập trung vào chuyện gì và giảm bớt thời gian chết. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc đặt mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc ưu tiên, dành nhiều thời gian và đâu là những thứ không cần thiết.

Hãy luôn nhớ quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định khi bạn đặt mục tiêu cho bản thân mình.

2. Không liệt kê việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết chung chung như "Lập kế hoạch bán hàng cho tháng 10", bạn nên viết chi tiết như "rà soát danh sách khách hàng lớn", "Đánh giá doanh thu hàng ngày"... Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu ưu tiên, ví dụ theeo thang A, B, C, D với mức ưu tiên từ cao nhất đến không cần thiết.

3. Không biết ưu tiên việc nào trước

Dánh sách việc cần làm chỉ thực sự hiệu quả khi bạn biết việc nào là quan trọng, cấp bách cần làm trước, việc nào sau. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc trong cùng thời điểm.

Tuy nhiên việc quản lý thời gian hiệu quả là việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên trước:

• Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.

• Những việc cấp bách đòi hỏi cần phải giải quyết càng sớm càng tốt.

4. Không thể kiểm kiểm sự phân tâm

Sự phân tâm có thể khiến chúng ta tốn thời gian vào các việc không liên quan đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự...

Hãy giảm thiểu những yếu tố làm bạn phân tâm! Ví dụ, hãy quyết liệt khi tắt các cuộc hội thoại tán gẫu khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn phân tâm, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung bắt đầu với các bữa an tốt cho sức khỏe và đúng giờ giấc. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và thư giãn như nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

5. Ngập trong công việc

Bạn là người ngại từ chối giúp đỡ người khác? Nếu đúng thế, bạn có thế đang ngập mình trong một núi những cam kết giúp đỡ của chính mình. Chính điều này khiến bạn không thể đảm bảo mình làm tốt công việc của chính mình, luôn căng thẳng để giảm tải công việc mà không khi nào thấy vơi đi. Trước khi nhận một công việc khác, bạn hãy tự hỏi mình:

• Công việc đó có nằm trong mục tiêu công việc của tôi không?

• Tôi có thể làm tốt nhất việc này hay không?

• Tôi có thời gian để làm việc này không?

Hãy thẳng thắn từ chối nếu bạn trả lời "không" cho ba câu hỏi trên.

6. Làm nhiều việc cùng lúc

Khi tiến độc gấp rút, bạn có hay vừa gọi điện vừa viết email? Vừa họp tổng kết vừa phác thảo hợp đồng? Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả? Rất tiêc là theo nghiên cứu của trường Đại học Harvard, khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm từng việc một. Kết quả là bạn không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì bạn thiếu tập trung khi nói chuyện. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

7. Không dành thời gian thư giãn cho bản thân

Bạn nghĩ rằng bạn có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline và bạn có thể đạt được năng suất làm việc cao nhất. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không có thời gian để thơ gian bộ não của mình nhằm phục hồi sự sáng suốt, nạp lại năng lượng cho nó.

Vì vậy, bạn đừng bỏ đi những phút thư giãn cơ thể cũng như bộ não và cho đó là "lãng phí thời gian". Thư giãn là cách bạn tái khởi động bản thân để có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp thư giãn khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.

Hãy cố gắng đừng phamk phải các sai lầm trên, bạn sẽ thấy mình có thêm rất nhiều thời gian để làm việc và hiệu quả làm việc sẽ luôn cao. Bạn cũng thấy stress là điều gì đó hiếm thấy nếu bạn tránh được những sai lầm trên trong công việc.

Phạm Thế Mạnh

Theo Infonet